Satın Alma
Tedarikçi yönetimi, sipariş takibi ve ürün kataloğunu tek ekranda yönetin.
Hızlı Başlangıç
TotalApp Satın Alma modülü, tedarik zincirini uçtan uca yönetmenizi sağlar. Tedarikçi kaydından ürün kataloğuna, sipariş takibinden teslimat onayına kadar tüm süreçler tek bir ekrandan yürütülür.
Sol menüden Satın Alma moduna geçin. İlk olarak tedarikçilerinizi sisteme kaydedin. Ardından ürün kataloğunuzu oluşturun veya mevcut ürünlerinizi içe aktarın. Ürünler ve tedarikçiler tanımlandıktan sonra satın alma siparişleri oluşturabilir, onay akışına sokabilir ve teslimat takibi yapabilirsiniz.
Tedarikçi Yönetimi
Tedarikçi kartı, tüm satın alma süreçlerinin temelidir. Doğru ve eksiksiz tedarikçi kaydı; sipariş otomasyonunu, fatura eşleştirmesini ve performans analizini kolaylaştırır.
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| Tedarikçi Adı / Ünvanı | Firma veya kişi adı | Evet |
| Vergi No / TC | Fatura için zorunlu | Evet |
| Ödeme Vadesi | Ödeme süresi (örn. 30 gün) | Evet |
| E-posta | Sipariş bildirimleri için | Hayır |
| IBAN | Ödeme transferi için | Hayır |
| Ürün Kategorisi | Hangi ürün gruplarını temin eder | Hayır |
| Ortalama Teslimat Süresi | Planlama için gün sayısı | Hayır |
Tedarikçi performansı otomatik olarak izlenir. Her tedarikçi için zamanında teslimat oranı, iade oranı ve kalite skoru sistem tarafından otomatik hesaplanır. Bu metrikler, Tedarikçi Zeka Matrisi ile birlikte en uygun tedarikçinin belirlenmesinde kullanılır.
Satın Alma Siparişleri
Satın alma siparişleri, taslaktan teslimata kadar tanımlı bir durum makinesi üzerinde ilerler. Her durum geçişi kayıt altına alınır ve ilgili kullanıcılara bildirim gönderilir.
Durum Açıklamaları
- Taslak: Sipariş oluşturuldu, henüz gönderilmedi. Tüm alanlar düzenlenebilir. Silinebilir veya iptal edilebilir.
- Onay Bekliyor: Yönetici onayı için gönderildi. Düzenleme kilitli; yalnızca onaylayan veya reddeden kullanıcı değişiklik yapabilir.
- Onaylandı: Yönetici onayladı. Tedarikçiye gönderilebilir hale gelir. Fiyat ve miktar kilitleniyor.
- Tedarikçiye Gönderildi: E-posta ile tedarikçiye iletildi. Teslimat bekleniyor. Tahmini teslimat tarihi takip edilir.
- Kısmen Teslim Alındı: Siparişin bir kısmı teslim alındı. Kalan miktar açık kalır ve ikinci teslimat için bekleme süreci başlar.
- Tamamlandı: Tüm ürünler teslim alındı ve fatura eşleştirildi. Sipariş kapatılır ve muhasebe kaydı oluşturulur.
İpucu
Onay akışını atlayarak doğrudan "Onaylandı" durumuna geçmek için Ayarlar → Satın Alma → Onay Ayarları bölümünden "Otomatik Onay" modunu etkinleştirebilirsiniz. Bu mod, küçük tutarlı siparişler veya güvenilir tedarikçilerle çalışıldığında faydalıdır.
Ürünler & Varyantlar
Ürün kataloğu, TotalApp genelinde ortak kullanılan merkezi bir kaynaktır. Satın Alma modülünde tanımlanan ürünler; POS, Depo ve E-ticaret ekranlarında da görünür. Bu sayede ürün bilgilerini tek bir yerden yönetir, tutarsızlık riskini ortadan kaldırırsınız.
Her ürüne şu bilgiler tanımlanabilir: SKU / barkod, birim (adet, kg, litre, kutu vb.), KDV oranı, maliyet fiyatı ve satış fiyatı. Ürünlere tedarikçi ve minimum sipariş miktarı da bağlanabilir; bu bilgi otomatik satın alma önerisi oluşturulurken kullanılır.
Varyant Yönetimi
Renk, beden, model, malzeme gibi boyutlar tanımlanarak her kombinasyon için bağımsız stok ve fiyat yönetilir. Varyantlar ana ürünün altında gruplandırılır; katalog kalabalıklaşmaz. Örnek: "Polo Tişört — Kırmızı/M" ve "Polo Tişört — Mavi/L" ayrı varyantlar olarak takip edilir; her birinin kendine ait SKU'su, maliyet fiyatı ve stok sayısı bulunur.
Tedarikçi Zeka Matrisi
Tedarikçi Zeka Matrisi, birden fazla tedarikçiyi ağırlıklı puan sistemiyle karşılaştırmalı olarak değerlendirmenizi sağlar. Hangi tedarikçiyle çalışacağınıza veri odaklı bir yaklaşımla karar verirsiniz.
| Kriter | Varsayılan Ağırlık |
|---|---|
| Fiyat Avantajı | %40 |
| Teslimat Hızı | %30 |
| Kalite Belgeleri | %30 |
Her tedarikçi için hazırladığınız metin veya notları AI asistanına gönderirsiniz. Sistem önce Must-Have (zorunlu) kriterleri kontrol eder; bu kriterleri geçemeyen tedarikçiler elenir. Kalan tedarikçiler arasında ağırlıklı Nice-to-Have puanlaması yapılır. En yüksek puanlı tedarikçi otomatik olarak "Önerilen Tedarikçi" olarak işaretlenir.
MatrixEngine Altyapısı
Tedarikçi Zeka Matrisi, TotalApp'in MatrixEngine altyapısı üzerinde çalışır. Ağırlıkları, zorunlu kriterleri ve puan eşiğini kendi iş gereksinimlerinize göre tamamen özelleştirebilirsiniz. Örneğin ISO belgesi zorunlu kriter olarak eklenebilir ya da teslimat hızının ağırlığı %50'ye yükseltilebilir.