Personel Listesi
Merkezi çalışan dizini — 5 sekmeli bir profil üzerinden tüm personel kayıtlarını ekleyin, görüntüleyin ve yönetin: Genel, İş & Pozisyon, Beceriler & Etiketler, Bordro, Zimmet ve Dokümanlar.
Genel Bakış
Personel Listesi, tüm İK modülünün temelidir. Diğer her İK ekranı — İzin Yönetimi, Harcama Yönetimi, Fazla Mesai, Performans KPI ve bağımsız Zimmet Yöneticisi ile Dokümanlar ekranları — burada tanımladığınız çalışanlara referans verir. Diğer herhangi bir İK özelliğini kullanmadan önce buradan başlayın.
Bu ekranın etkisi İK'nın ötesine geçer. Burada eklenen her çalışan, platform genelinde kullanılan birleşik atanabilir kişiler havuzunun bir parçası haline gelir — Önleyici Bakım, Saha Hizmetleri, Proje Yönetimi, Kalite Yönetimi ve atama seçim alanı bulunan diğer tüm modüller aynı bu listeden beslenir. Bu birleşik havuzun nasıl çalıştığı için bkz. Çalışanlar ve Atanabilir Kişiler.
Ekran; gerçek zamanlı arama, çoklu filtre seçenekleri ve hem liste-tablo hem de kart-grid görünüm modlarına sahip tam bir çalışan tablosu sunar. Tüm veriler sunucu tarafında saklanır ve sayfa yenilemelerinde kalıcıdır.
Önce Çalışan Ekleyin
Bir izin talebi, harcama talebi veya fazla mesai kaydı göndermek, bu listeden bir çalışan seçmeyi gerektirir. Hiç çalışan yoksa o formlardaki dropdown'lar boş kalır. Diğer İK modüllerini kullanmadan önce her zaman Personel Listesi'ni doldurun.
Ekleme / Düzenleme Modalı — 5 Sekme
Çalışan Ekle'ye veya herhangi bir satıra tıklamak, beş sekmeli bir modal açar. Modal her sekmede sabit yükseklikte kalır, böylece sekme değişimi başlık veya alt bilgi konumunu asla kaydırmaz.
| Sekme | Alanlar |
|---|---|
| Genel | Ad Soyad (zorunlu), E-posta (kayıt bir tenant üyesinden içe aktarılmadıysa düzenlenebilir — içe aktarılanlar otomatik senkronize ve salt okunur kalır), Telefon, Cinsiyet, Medeni Durum (Bekar / Evli / Boşanmış / Dul / Belirtilmemiş), Arşivlendi onay kutusu |
| İş & Pozisyon | Unvan (dropdown, Organizasyon'da tanımlı Unvanlardan gelir), Departman (dropdown, Organizasyon'dan gelir), Şube (dropdown, Organizasyon'dan gelir), Yönetici (Çalışanlar'ınızdan dropdown), Yetkinlikler (çoklu seçim — aşağıya bakın), Durum (Belirtilmemiş / İşte / İzinde / Uzaktan), Çalışma Yeri, İşe Başlama Tarihi, Sonraki Değerlendirme Tarihi, Sözleşme Türü (Belirtilmemiş / Daimi / Serbest Çalışan / Stajyer), Çalışma Saatleri (Belirtilmemiş / Sabit / Esnek) |
| Beceriler & Etiketler | Beceriler (ortak beceri bankasından beslenen chip seçici, yeni bir beceri eklemek için "+ Diğer" seçeneğiyle), Etiketler (serbest metin) |
| Bordro | Maaş Tutarı, Para Birimi (TRY / USD / EUR / GBP), IBAN |
| Zimmet | Zimmetli Cihazlar — aşağıdaki "Zimmet Sekmesi" bölümüne bakın. Kayıt en az bir kez kaydedilene kadar "önce bu çalışanı kaydedin" notuyla devre dışı kalır |
| Dokümanlar | Bu çalışan için personel dosyalarını yükleyin ve yönetin — aşağıdaki "Dokümanlar Sekmesi" bölümüne bakın. Zimmet ile aynı "önce kaydet" kısıtlaması geçerlidir |
Hızlı Giriş İçin Panel Modu
Arka arkaya çok sayıda çalışan eklemeniz gerekiyorsa, Ayarlar'da Kayıt Ekleme Modunu "Panel" olarak değiştirin. Form sağdan kayarak açılır ve her kayıttan sonra açık kalır; bu sayede her seferinde modalı yeniden açmadan bir kayıttan diğerine hızlıca geçebilirsiniz.
Unvan, Departman ve Şube Organizasyon'dan Gelir
İş & Pozisyon sekmesindeki Unvan, Departman ve Şube dropdown'ları, sabit bir listeden değil Organizasyon ekranında yönettiğiniz listelerden beslenir. Orada bir Unvan, Departman veya Şube ekleyin ya da yeniden adlandırın; değişiklik hemen burada da kullanılabilir olur. Yeni bir çalışan için bu sekmede hiçbir alan önceden seçili gelmez — her alan siz bir değer seçene kadar "Belirtilmemiş" olarak başlar, böylece kaydedilen bir kayıt asla seçmediğiniz varsayılan bir departman veya durum taşımaz.
Yetkinlikler — Sistem Rolleri ve Unvan Farkı
Yetkinlikler, Unvan'dan (çalışanın kartındaki iş etiketi, örn. "Kıdemli Mekanik Uzmanı", Organizasyon ekranında tanımlı Unvanlar listesinden seçilir) bilinçli olarak ayrı bir kavramdır. Yetkinlikler, uygulama genelindeki atama dropdown'larının filtrelediği kapalı bir teknik rol etiketi setidir — bir çalışan aynı anda birden fazlasına sahip olabilir.
Bir Göreve Atanabilecek Herkes Burada Bir Çalışan Değildir
TotalApp genelindeki atama dropdown'ları, yalnızca bu Personel Listesi ekranından değil, Workspace Üyeleri ve İK Çalışanlarının birleşik havuzundan beslenir — workspace'e davet edilen bir taşeron, hiçbir zaman bir İK kaydına ihtiyaç duymadan doğru şekilde görünür. Ancak Yetkinlikler yalnızca İK Çalışanı kayıtlarında bulunur, bu yüzden bu birleşik listeyi yalnızca bir İK kaydı olan kişiler için daraltır. İki havuzun birlikte nasıl çalıştığının tam açıklaması için bkz. Çalışanlar ve Atanabilir Kişiler.
| Yetkinlik | Kullanıldığı Yer |
|---|---|
| Teknisyen | Saha Servisi, Önleyici Bakım, İş Emirleri |
| Sevkiyat Sorumlusu | Dispatch Panosu, İş Yönetimi |
| Operatör | Üretim / MOM, YÜK Takibi |
| Denetçi (Kalite) | Kalite Operasyonları, NCR, Denetim Planları |
| Depo Toplama Elemanı | Toplama & Paketleme, Malzeme Hazırlama |
| Sürücü | Filo Yöneticisi, Rota Optimizasyonu |
| Sahip | CRM potansiyel müşteri / fırsat / hesaplar |
| Müşteri Temsilcisi | Satış Siparişleri, Teklifler |
| Kasiyer | Satış Noktası, Satın Alma |
| Destek Temsilcisi | Çağrı Merkezi, Servis Masası, SLA |
| Eğitmen | LMS — Kurs Oluşturucu, Öğrenme Yolu |
| Onaylayan | Onay İş Akışı, Bütçe, Satın Alma |
| İnceleyen | İK evrak incelemesi |
| Denetçi (Denetim) | KÇSG Güvenlik Denetimleri, Uyumluluk, Denetim Ajanı |
| AI Ajan | Yapay Zeka Orkestrasyonu, Otomasyon, Agentic iş akışları |
Yetkinlikler Neden Unvandan Ayrı?
Unvan, tenant'ın rolü nasıl adlandırdığıdır — herhangi bir şey yazabilir ve sistem tarafından asla ayrıştırılmaz. Yetkinlikler ise bir atama seçicisinin, birinin belirli bir dropdown'da görünüp görünmeyeceğine karar vermek için kontrol ettiği teknik bayraklardır. Unvanı "Mekanik Bakım & Üretim Sorumlusu" ve hem Teknisyen hem de Operatör yetkinliklerine sahip bir çalışan, hem Önleyici Bakım teknisyen seçicisinde hem de Üretim operatör seçicisinde doğru şekilde görünür — Unvandaki uyumsuz kelime seçimi filtreyi asla bozmaz.
Bordro Sekmesi
Maaş Tutarı ve Para Birimi, çalışanın temel ücret kaydını besler. IBAN, bordro/banka transferi referansı olarak saklanır. Çalışanı kaydetmek için bu alanların hiçbiri zorunlu değildir.
Zimmet Sekmesi — Ekipman Zimmetleme / Kaldırma
Bir çalışanın profili içindeki Zimmet sekmesi, Personel modalinden ayrılmadan ekipman zimmetlemenizi veya zimmetini kaldırmanızı sağlar:
- Cihaz Zimmetle'ye tıklayın, dropdown'dan boştaki (zimmetsiz) bir kalemi seçin ve onaylayın — cihazın kartı aşağıda ad, seri numarası ve zimmet tarihini göstererek belirir.
- Zimmetli herhangi bir cihazın kartının yanındaki Zimmeti Kaldır'a tıklayarak onu boştaki havuza geri döndürün.
Bu, bağımsız Varlık Yöneticisi ekranıyla (İnsan Kaynakları kenar çubuğu grubu) aynı kayıtları okur ve yazar — herhangi bir yerden yapılan zimmetleme diğerinde anında yansır.
Opsiyonel IT Stok Bağlantısı
Şirketiniz Ayarlar > Şirket'te "HR donanımını IT Asset stoğuyla senkronize et" ayarını etkinleştirirse, burada zimmetlenen bir laptop/telefon/tablet/monitör, IT/Tesisler Asset & Equipment modülünde zaten takip edilen mevcut bir kaleme bağlanabilir — ayrıntılar için Varlık Yöneticisi dokümantasyonuna bakın.
Dokümanlar Sekmesi
Personel dosyalarını (sözleşmeler, kimlik fotokopileri, sertifikalar, sağlık raporları, maaş bordroları ve daha fazlası) doğrudan bir çalışanın profilinden yükleyin. Bu, özel Evrak Girişi ekranıyla tamamen aynı depolamayı okur ve yazar — herhangi bir yerden yüklenen dosyalar her ikisinde de görünür. Tam belge türü ve sebep taksonomisi için Evrak Girişi dokümantasyonuna bakın.
Arama ve Filtreleme
Sayfa başlığının altındaki filtre çubuğu, çalışan listesini daraltmanın çeşitli yollarını sunar:
- Arama kutusu — çalışan adı, unvan ve e-posta genelinde gerçek zamanlı metin araması. Sonuçlar, gönder butonuna gerek kalmadan yazdıkça güncellenir.
- Durum filtreleri — İşte, İzinde, Uzaktan, ayrıca Yaklaşan Değerlendirmeler, Yeni İşe Alınanlar, Sabit/Esnek Çalışma Saatleri ve Arşivlenmiş.
- Gruplama — Yönetici, Bulunma Durumu, Departman, Çalışma Yeri, Görev, Beceriler, İşe Başlama Tarihi, Sonraki Değerlendirme veya Etiketler.
- Görünüm modu geçişi — Liste, Kart grid ve Hiyerarşi (organizasyon şeması tarzı) görünümü arasında geçiş yapın. Tercihiniz oturumlar arası kalıcıdır.
Filtreleri Birleştirme
Filtreler ve arama aynı anda birlikte çalışır — bir isim arayabilir, bir durum filtresi uygulayabilir ve sonucu gruplandırabilirsiniz, hepsi bir arada.
Düzenleme ve Silme
Bir Kaydı Düzenleme
Düzenleme formunu Genel sekmesinde açmak için çalışan tablosundaki herhangi bir satıra (veya grid modunda herhangi bir karta) tıklayın. Düzenleme modu, Kayıt Ekleme Modu ayarınızdan bağımsız olarak her zaman modalı kullanır. Değişiklikleri uygulamak için Kaydet'e tıklayın — tablo satırı sayfa yenilenmeden yerinde güncellenir.
Çalışma Durumunu Değiştirme
İş & Pozisyon sekmesindeki Durum alanı, bir çalışanı İşte, İzinde ve Uzaktan arasında taşımanızı sağlar — siz bir değer seçene kadar Belirtilmemiş olarak başlar. Bir kaydı silmeden emekliye ayırmak için Genel sekmesindeki Arşivlendi onay kutusunu kullanın — arşivlenmiş çalışanlar çoğu atama dropdown'ından hariç tutulur ancak Arşivlenmiş filtresi altında görünür kalır.
Bir Kaydı Silme
Bir çalışan için düzenleme formunu açın, ardından Sil butonuna tıklayın. Fazladan bir açılır pencere eklemeden yanlışlıkla silmeyi önleyen satır içi bir onay belirir.
Silme Kalıcıdır
Bir çalışanı silmek, Bordro, Zimmet ve Dokümanlar geçmişi dahil kaydını tamamen kaldırır. Bu çalışana referans veren izin talepleri, harcama talepleri veya fazla mesai kayıtları o modüllerde varlığını sürdürür, ancak eksik bir çalışan adı gösterir. Geçmişi korumak için silmek yerine arşivlemeyi düşünün.
Çalışan Profili ve İletişim Aksiyonları
Personel Listesi'ndeki her satırda ve kartta, Ekleme/Düzenleme modalinden ayrı, çalışanın temel bilgilerinin hızlı bir özetini ve doğrudan iletişim aksiyonlarını sunan kompakt bir Çalışan Profili kartını açan bir Göz ikonu bulunur.
Profil Kartını Açma
- Liste görünümü — satırın sağ tarafındaki işlem sütununda (Kalem / Düzenle ikonunun önünde) yer alan Göz ikonuna tıklayın.
- Kart görünümü — çalışan kartının üzerine gelin; kartın sağ üst köşesinde Göz ikonu belirir.
Profil Kartı İçeriği
Kart, çalışanın temel bilgilerini salt okunur olarak gösterir:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Avatar | Renk kodlu baş harf dairesi (uygulama genelinde bu çalışan için kullanılan renkle eşleşir). |
| Ad Soyad | Çalışanın adı ve soyadı. |
| Unvan | İş & Pozisyon sekmesinde girilen pozisyon / rol bilgisi. |
| Durum Rozeti | Anlık durum — İŞTE, İZİNDE veya UZAKTAN. |
| Departman | Çalışanın bağlı olduğu departman. |
| E-posta | İş e-posta adresi. |
| Beceriler | Varsa, en fazla beş beceri chip'i. |
İletişim Butonları
Profil bilgilerinin altında, çalışana anında ulaşmanızı sağlayan üç adet yalnızca ikondan oluşan buton yer alır:
- Mesaj — İşbirliği ekranında çalışanla birebir mesajlaşma iş parçacığı açar.
- Sesli Arama — İşbirliği ekranına yönlendirir ve otomatik olarak sesli arama başlatır.
- Görüntülü Arama — İşbirliği ekranına yönlendirir ve otomatik olarak görüntülü arama başlatır.
Herhangi bir iletişim butonuna tıklandığında profil kartı kapanır ve uygulama, ilgili konuşma veya aramanın başlatıldığı İşbirliği ekranına doğrudan yönlendirir.
Kimlerle İletişim Kurulabilir?
Sesli ve görüntülü aramalar yalnızca aynı çalışma alanına üye olan ve TotalApp hesabı bulunan çalışma alanı üyeleri için geçerlidir. Çalışma alanı hesabına bağlı olmayan manuel olarak eklenmiş çalışan kayıtlarında iletişim butonları görünür; ancak aramalar yalnızca karşı taraf uygulamada çevrimiçi olduğunda bağlanabilir.
Görünüm Modları ve Dışa Aktarma
Liste, Kart ve Hiyerarşi Görünümleri
- Liste görünümü — tüm alanların görünür olduğu yoğun bir tablo; birçok çalışanı karşılaştırmak veya belirli veri sütunlarını taramak için en uygunu.
- Kart grid görünümü — ad, fotoğraf baş harfi, departman ve durum rozetini gösteren görsel bir çalışan kartları ızgarası; hızlı tanıma ve kişi odaklı genel bakış için en uygunu.
- Hiyerarşi görünümü — her çalışanın İş & Pozisyon sekmesindeki Yönetici alanına dayanan, organizasyon şeması tarzı bir ağaç.
Dışa Aktarma
Şu anda filtrelenmiş çalışan listesini Excel veya CSV olarak indirmek için sağ üstteki başlıktaki Dışa Aktar butonuna tıklayın. Dışa aktarılan dosya, aktif olan tüm arama ve filtre ayarlarını dikkate alır.
Tenant Üyelerinden İçe Aktarma
Ayarlar > Şirket, tenant'ınızın giriş üyelerinden Çalışan kayıtları oluşturan tek yönlü, manuel bir içe aktarma sunar. İçe aktarılan bir üyenin e-postası daha sonra mevcut bir çalışan kaydıyla (manuel oluşturulmuş veya önceki bir içe aktarmayla gelmiş) eşleşirse, içe aktarma o kaydın kimlik alanlarını (ad, e-posta) günceller — kopya oluşturmaz veya atlamaz; İş & Pozisyon, Bordro, Beceriler, Yetkinlikler ve girdiğiniz diğer tüm alanlar dokunulmadan kalır.