Organizasyon
Yapısal veriler (Departmanlar, Unvanlar, Şubeler, Organizasyon Şeması), şirket geneli bir Doküman Kütüphanesi ve İK Politikaları & Kuralları (İzin Kuralları, Çalışma Takvimi & Resmi Tatiller, Zimmet Türleri) için platformun ana veri (master data) ekranı.
Genel Bakış
Organizasyon, İnsan Kaynakları kenar çubuğu grubunda, Organizasyon Şeması'nın hemen ardından yer alır. Şirketinizin yapısal yapı taşlarının — Departmanlar, Unvanlar ve Şubeler — her çalışan profilinde serbest metin olarak yazılmak yerine kendi ID'lerine sahip gerçek kayıtlar olarak oluşturulup yönetildiği tek yerdir.
Geçmişte, bir Çalışan kaydı "Departman" ve "Unvan"ı düz metin alanları olarak saklıyordu: çalışanı oluşturan kişi "Mühendislik" ya da yanlışlıkla "Mühendslik" yazıyordu ve platformun bunların aynı departman olması gerektiğini bilmesinin hiçbir yolu yoktu. Organizasyon, Departmanlar, Unvanlar ve Şubelere birinci sınıf kayıtlar vererek bunu çözer — platformun geri kalanı (CRM, Proje Yönetimi, Varlık Yöneticisi ve Çalışan profillerinin kendisi) ilerleyen zamanda bu ID'lere referans verebilecektir.
"Master Data" (Ana Veri) Ne Anlama Gelir
Bir ana veri (master data) kaydı, birçok başka kaydın işaret etmesi gereken, tek ve yetkili bir tanımdır. Organizasyon var olmadan önce "departman", her Çalışan satırına kopyalanan sade bir metin dizesiydi — kolayca yanlış yazılabilen, toplu olarak yeniden adlandırılması imkansız ve modüller arasında filtre anahtarı olarak anlamsız. Şimdi bir Departman; bir ID, bir isim, bir üst departman (hiyerarşi için), bir yönetici ve bir açıklamaya sahip bir kayıttır. Çalışanlar ve zamanla CRM bölgeleri, Proje Yönetimi ekipleri ve Varlık Yöneticisi atamaları, ismi yeniden yazmak yerine bu ID'ye referans verecektir — böylece "Mühendislik"i "Ürün Mühendisliği" olarak yeniden adlandırmak, ona referans veren her yeri anında ve tutarlı biçimde günceller.
Üç Sekme Grubu
Organizasyon, sekme çubuğunun üzerindeki hap (pill) anahtarından seçilebilen üç mantıksal bölüme ayrılır: Organizasyon (yapısal ana veri), Doküman Kütüphanesi (şirket geneli dosyalar) ve Politikalar & Kurallar (İK politikası ana verisi).
Organizasyon Grubu — Beş Sekme
İlk grup beş bölüm sunar. Dördü CRUD (oluştur, düzenle, sil) ana veri tablolarıdır; sonuncusu ise mevcut Organizasyon Şeması görselleştirmesini yeniden kullanır.
Departmanlar
Şirketin departman hiyerarşisini yönetin. Her departmanın bir Adı, bir Domain'i (ait olduğu add-on modülü veya şirket geneli için Global), isteğe bağlı bir Üst Departmanı (böylece departmanlar iç içe geçebilir — örn. "Mühendislik" altında "Frontend"), bir Yöneticisi ve bir Açıklaması vardır. Bir departman başka bir departmanı üst departman olarak işaret edebildiğinden, şirketinizin ihtiyacı kadar derin bir organizasyon yapısı modelleyebilirsiniz.
Unvanlar
İş unvanlarını kendi kayıtları olarak yönetin: Ad, kıdem sıralaması için sayısal bir Seviye (örn. junior/mid/senior), unvanı genellikle ait olduğu departmana bağlayan bir Departman referansı ve bir Açıklama. Unvanlar artık bir çalışanda serbest metin değildir — bu listeden seçilir.
Şubeler
Fiziksel ofis ve saha konumlarını yönetin: Ad, Şehir, Telefon, Yönetici ve Adres. Birden fazla fiziksel konumu olan — genel merkez, bölgesel ofisler, depolar — ve hangi çalışanların veya varlıkların hangi sahaya ait olduğunu takip etmesi gereken herhangi bir şirket için kullanışlıdır.
Roller & İzinler
Her add-on domainindeki her rolün tek bir tablodaki ana görünümü. HR yeni rol oluşturabilir, herhangi bir rolün yetkilerini düzenleyebilir ve silebilir — rolün Domain, Kategori ve Tür (Varsayılan / Özel) bilgileri sıralanabilir sütunlar olarak gösterilir. Burada oluşturulan roller doğrudan ilgili add-on'un kendi Roller ekranına akar; tersi de geçerlidir.
Organizasyon Şeması
Çalışanların raporlama hiyerarşisini gösteren mevcut Organizasyon Şeması görselleştirmesini içerir — kimin kime rapor verdiğini bir ağaç olarak çizer. Bu sekme kendi mantığını tekrarlamaz; kolaylık olsun diye burada yeniden kullanılan aynı bileşendir, böylece yapısal ana veri ile görsel raporlama şeması arasında ekrandan çıkmadan geçiş yapabilirsiniz.
Sayfalama
Organizasyon'daki her tablo sekmesi sayfa başına en fazla 15 satır gösterir; altta sayfa kontrolleri bulunur. Organizasyon Şeması sekmesi hariçtir. Arama, filtreler ve sütun sıralaması sayfalamadan önce uygulanır.
Departman Yönetimi
- Departmanlar sekmesini açın.
- Ekle/düzenle penceresini açmak için Departman Ekle'ye tıklayın.
- Bir Ad girin (zorunlu).
- Bir Domain seçin (zorunlu) — bu departmanın ait olduğu add-on modülü (örn. Healthcare, Legal, Construction) veya şirket geneli bir departman için Global — Tüm Domainler. Domain, tabloda renkli bir rozet olarak gösterilir.
- İsteğe bağlı olarak bir Üst Departman seçin — üst düzey bir departman için boş bırakın, veya bunu altına iç içe yerleştirmek için mevcut bir departman seçin.
- İsteğe bağlı olarak Çalışanlar'ınızdan bir dropdown ile Yönetici seçin ve serbest metin bir Açıklama girin.
- Kaydet'e tıklayın. Departman anında tabloda görünür; gelecekteki departmanlar için Üst Departman olarak, Unvanlarda Departman referansı olarak ve Çalışanlar ekranındaki Çalışan Ekle formunda bir seçenek olarak seçilebilir hale gelir.
Bir departmanı düzenlemek veya kaldırmak için satırın Düzenle veya Sil eylemini kullanın; silme işlemi kayıt kaldırılmadan önce satır içi bir onay gösterir.
Departmanlar Add-On Ekranlarıyla Çift Yönlü Senkron Olur
Organizasyon, departmanlar için tek doğruluk kaynağıdır; ancak kendi Departmanlar ekranı olan her add-on (örn. Healthcare → Departmanlar & Servisler) aynı depoyu okur ve yazar. Healthcare'de Healthcare domainiyle oluşturduğunuz bir departman burada otomatik görünür; burada oluşturduğunuz bir Healthcare departmanı da Healthcare ekranında görünür. Bir add-on ekranı yalnızca kendi domainindeki departmanları gösterir (Global departmanlar sadece HR Organizasyon'da kalır) — yani Healthcare ekranı asla bir Legal veya Global departmanı listelemez.
Add-on'a özel ayrıntı add-on'da tutulur: örneğin Healthcare, bir departmanın Türünü (Poliklinik, Yatan Hasta Servisi, Yoğun Bakım, Ameliyathane, Acil, Laboratuvar), baş doktorunu, sorumlu hemşiresini, odalarını ve yataklarını kendi ekranında tutar. HR Organizasyon bu Türü salt-okunur bir sütun olarak gösterir — Healthcare departmanları için dolu, diğer tüm domainler için "—" olarak.
Roller & İzinler Yönetimi
Roller & İzinler sekmesi, her add-on domainindeki her rolün ana matrisidir — HR hepsini tek yerde görür, domaine göre filtreleyebilir, herhangi bir rolü oluşturabilir, düzenleyebilir veya silebilir. Roller, add-on'ların kendi Roller ekranlarının kullandığı kayıtların aynısıdır; bu yüzden değişiklikler anında iki yönlü akar.
- Roller & İzinler sekmesini açın.
- Oluşturma penceresini açmak için Rol Ekle'ye tıklayın.
- Bir Rol Adı girin. Addan bir Rol Kodu otomatik üretilir (örn. "Senior Site Inspector" →
SENIOR_SITE_INSPECTOR); bunu değiştirebilirsiniz, o andan itibaren otomatik doldurma durur. - İsteğe bağlı bir Açıklama ekleyin.
- Bir Domain seçin (zorunlu) — rolün ait olduğu add-on veya Global — Tüm Domainler. Global bir rol her domainin Roller ekranında görünür; add-on rolü ise yalnızca o add-on'un ekranında (ve burada) görünür.
- Seçilen domainin kategorilerine göre süzülen bir Kategori seçin. Pencereden çıkmadan satır içi kategori oluşturmak için + Yeni Ekle'yi kullanın.
- Yetkileri seçin; iki etiketli grupta gösterilir: Fiziksel / Operasyonel Nitelikler (kesişen Global yetkiler — Technician, Driver, Picker, Operator) ve Domaine Özel Nitelikler (seçilen domainin kendi izinleri).
- Kaydet'e tıklayın. Rol burada ve ilgili add-on'un Roller ekranında ekstra bir adım gerekmeden görünür.
Tablo her rolü Domain, Kategori ve Tür (Varsayılan = hazır şablon, Özel = sizin oluşturduğunuz) ile listeler. Domain, Kategori veya Tür sütun başlığına tıklayarak sıralayın; tekrar tıklayınca yön ters döner. Bir rolün yetkilerini değiştirmek için Düzenle'yi, kaldırmak için Sil'i (satır içi onaylı) kullanın.
Roller Nereden Gelir
Her add-on varsayılan rollerle gelir ve kendi Roller ekranında kendi rollerini tanımlayabilir. Bu ana sekme, HR'ın hepsini birlikte yönettiği yerdir — bir rol hangi ekranda oluşturulmuş olursa olsun, aynı tenant deposuna düşer ve gösterildiği her yerde senkron kalır.
Unvan Yönetimi
- Unvanlar sekmesini açın.
- Unvan Ekle'ye tıklayın.
- Bir Ad girin (örn. "Kıdemli Yazılım Mühendisi").
- Göreceli kıdemi belirtmek için sayısal bir Seviye belirleyin — bu, kariyer ilerlemesini sıralamak, filtrelemek ve raporlamak için daha sonra kullanışlı olacaktır.
- İsteğe bağlı olarak unvanı, Departmanlar sekmesinde yönettiğiniz listeden bir Departman'a bağlayın.
- İsteğe bağlı olarak bir Açıklama ekleyin.
- Kaydet'e tıklayın.
Şube Yönetimi
- Şubeler sekmesini açın.
- Şube Ekle'ye tıklayın.
- Bir Ad girin (örn. "İstanbul Genel Merkez").
- Uygunsa Şehir, Telefon ve Adres bilgilerini doldurun; isteğe bağlı olarak Çalışanlar'ınızdan bir dropdown ile Yönetici seçin.
- Kaydet'e tıklayın. Şube, Çalışanlar ekranındaki Çalışan Ekle formunda seçilebilir hale gelir.
Varsayılan örnek tenant, çok lokasyonlu bir şirketin bu sekmeyi nasıl kurabileceğine dair başlangıç referansı olarak kutudan çıktığı gibi üç şube ile birlikte gelir — İstanbul Genel Merkez, Ankara Ofis ve İzmir Depo.
Organizasyon Şemasını Görüntüleme
Organizasyon Şeması sekmesi, İnsan Kaynakları'nda başka bir yerde de bulunan aynı raporlama-hiyerarşisi görselleştirmesini gösterir — ayrı bir kopya değil, kolaylık olsun diye burada gömülü aynı bileşendir. Departman ve unvan yapısı üzerinde çalışırken ekran değiştirmeden raporlama hatlarını kontrol etmek için kullanın.
Doküman Kütüphanesi
Doküman Kütüphanesi grubuna geçerek Dokümanlar sekmesine ulaşın — şirket içi yönetmelikler, izin talep formları, teklif mektubu şablonları ve benzeri paylaşılan dokümanlar için şirket geneli bir dosya kütüphanesi. Bu, Belge Girişi'ndeki çalışana özel doküman kayıtlarından farklıdır: burada yüklenen dosyalar herhangi bir çalışana değil, şirkete aittir.
- Açılır menüden bir kategori seçin — Yönetmelik, İzin Formu, Şablon, Teklif Mektubu veya Diğer.
- Doküman Yükle'ye tıklayın ve bir dosya seçin. Dosya adı (uzantısı olmadan) otomatik olarak dokümanın başlığı olur.
- Yüklenen dosya, kategorisi ve yükleme tarihiyle birlikte tabloda görünür. Açmak için indirme simgesini, kaldırmak için satır içi onaylı silme eylemini kullanın.
Politikalar & Kurallar
Politikalar & Kurallar grubu, diğer İK ekranlarının okuduğu İK politikası ana verisini barındırır — üç sekme:
İzin Kuralları
Her izin türü için bir kural (Yıllık, Hastalık, Mazeret, Vefat, Babalık, Doğum): gün cinsinden yıllık hak ediş, gelecek yıla kaç gün devredebileceği ve izin türünün yönetici onayı gerektirip gerektirmediği. Bu, sayıların arkasındaki politikadır — Leave Management'ta başka yerde takip edilen bireysel izin taleplerinden ayrıdır.
Çalışma Takvimi & Resmi Tatiller
Şirketin resmi tatil takvimi: her kayıtta bir Ad, bir Tarih ve her yıl Tekrarlanıp tekrarlanmadığı (örn. milli bayramlar) veya tek seferlik olup olmadığı (örn. belirli bir yılın dini bayram tarihi) bulunur. Varsayılan örnek tenant, başlangıç referansı olarak standart Türkiye resmi tatilleriyle birlikte gelir.
Zimmet Türleri
İK'nın zimmetleyebileceği ekipman kategorilerinin kontrollü listesi — Laptop, Telefon, Tablet, Monitör, Erişim Kartı, Yemek Kartı, Şirket Aracı ve eklediğiniz herhangi bir özel tür. Bu politika seviyesindedir: herhangi bir fiziksel birim Varlık Yöneticisi'nde kaydedilmeden önce hangi kategorilerin var olduğunu tanımlar.
Yapay Zeka Asistanı
Organizasyon, ekranın sağ kenarına yaslanmış katlanmış Yapay Zeka Asistanı sekmesinden açılan yerleşik bir yapay zeka asistanı içerir (paneli açmak için sekmeye tıklayın; kapatmak için panelin kendi sol kenarındaki sekmeye veya başlığındaki X düğmesine tıklayın). Hangi sekme veya grup aktif olursa olsun, ekranın tüm ana verisine — Departmanlar, Unvanlar, Şubeler, İzin Kuralları, Çalışma Takvimi/Resmi Tatiller listesi, Zimmet Türleri ve Doküman Kütüphanesi'ndeki dosya sayısına — dayanan sorulara aynı anda cevap verir. Cevaplayabileceği örnek sorular:
- Departman hiyerarşisinin özeti, veya hangi departmanların yöneticisi atanmamış
- Kapsam eksiklikleri — departman referansı olmayan unvanlar, veya hiç unvanı olmayan departmanlar
- Politika soruları — izin hak edişleri, yaklaşan tatiller, veya bir zimmet türünün ne için kullanıldığı
- Tutarlılık kontrolleri — net bir departmanı olmayan çok yüksek bir kıdem seviyesi gibi tuhaf görünen şeyler
Bu Neden Platformun Geri Kalanı İçin Önemli
Burada oluşturulan Departmanlar, Unvanlar ve Şubeler, zamanla diğer modüller tarafından ID ile referans verilmek üzere tasarlanmıştır:
| Modül | Organizasyon kayıtlarını nasıl kullanacak |
|---|---|
| Çalışan profilleri | Departman ve Unvan alanları, yazılan metin saklamak yerine gerçek kayıtlara işaret eder, böylece yeniden adlandırmalar ve yeniden yapılanmalar otomatik olarak yayılır. |
| CRM | Satış bölgeleri ve hesap sahipliği, doğru bölgesel raporlama için Şubelere ve Departmanlara referans verebilir. |
| Proje Yönetimi | Ekipler ve kaynak atamaları, serbest metin etiketleri yerine Departmana göre filtrelenip gruplanabilir. |
| Varlık Yöneticisi | Ekipman ataması ve raporlama, Şubeye göre gruplanabilir — örn. "İzmir Depo'ya zimmetli tüm laptoplar." |
Bu geçiş kademeli olarak, modül modül gerçekleşir — mevcut serbest metin verileri sessizce yeniden yazılmaz. Organizasyon'un görevi, her modül onu benimsedikçe işaret edebileceği tutarlı, ID tabanlı bir yer sağlamaktır.