Çalışanlar ve Atanabilir Kişiler
TotalApp'in bir göreve, teknisyen işine veya onaya kimin atanabileceğine nasıl karar verdiği — ve bu listenin neden sadece İK çalışan kadronuzdan daha geniş olduğu.
Başlarken
Buraya yeni mi geldiniz? Önce TotalApp'in yararlandığı iki kişi havuzunu anlayın, ardından atama seçim alanlarının bunları nasıl birleştirdiğine bakın:
- Aşağıdaki "İki Farklı Kişi Türü"nü okuyun — bir Workspace Üyesi, workspace'e giriş erişimi olan herkestir; bir İK Çalışanı ise bordroda olan kişidir. Her İK Çalışanı bir Workspace Üyesidir, tersi değil.
- Bir atama seçim alanını kontrol edin — atanan açılır menüsü olan herhangi bir ekranı açın (Önleyici Bakım, Saha Hizmetleri, Proje Yönetimi vb.) ve hem taşeronları hem de bordrolu çalışanları listelediğini doğrulayın.
- Gerekirse yeteneğe göre daraltın — bir seçim alanını belirli bir beceri veya role sahip kişilerle sınırlamak için "Capabilities — Listeyi Role Göre Daraltma" bölümüne bakın.
İki Farklı Kişi Türü
TotalApp, iş gücünün her zaman %100 bordrolu personelden oluşmadığı şirketler tarafından kullanılır. Bir saha servisi teknisyeni bağımsız bir taşeron olabilir. Bir proje incelemecisi, yalnızca giriş yapıp görevlerini görmesi ve onay vermesi gereken — bordroya, izin bakiyelerine veya performans değerlendirmelerine hiç dokunmayan — dışarıdan bir danışman olabilir. TotalApp bu gerçekliği herkesi tek bir kategoriye zorlamak yerine iki ayrı kavramla modeller.
| Kavram | Kimdir? | Sistemdeki yeri |
|---|---|---|
| Workspace / Tenant Üyesi | Workspace'inize giriş yapmaya davet edilen herkes — tam zamanlı bir çalışan, bir taşeron, bir serbest çalışan veya sadece görev ve bilet almaya ihtiyacı olan dışarıdan bir danışman. | Bordronun veya İK modülünün parçası değildir. Bir davet ve bir rol aracılığıyla workspace erişimi verilir, başka bir şey değil. |
| İK Çalışanı | Şirketin resmi olarak bordrosunda olan kişi. | İK modülünde yaşar — maaş, izin bakiyesi, sözleşme türü, performans KPI'ları ve her türlü özlük kaydı burada tutulur. |
Her İK Çalışanı Bir Workspace Üyesidir — Tersi Değil
Her bordrolu çalışanın workspace'e de giriş yapması gerektiğinden, her İK Çalışanı kaydı bir Workspace Üyesine karşılık gelir. Ancak tersi doğru değildir: taşeronlar, serbest çalışan teknisyenler, dışarıdan denetçiler gibi pek çok Workspace Üyesi hiçbir zaman bir İK Çalışanı kaydı almaz — çünkü zaten işe alım sürecinden, bordrodan veya performans değerlendirmesinden geçmeleri amaçlanmamıştır.
Bunun Göründüğü Yer: Atama Seçim Alanları
TotalApp genelinde bir görevi, teknisyen işini, onayı veya bir kursu "birine" atamanızı sağlayan her ekran — Önleyici Bakım, İş Emri Kanban, Varlık Kaydı, Saha Hizmetleri, Rota Optimizasyonu, Uygunsuzluk (NCR) aksiyonları, Proje Yönetimi görevleri, Kurs Oluşturucu ve daha fazlası — kişi listesini yalnızca İK kadrosundan değil, Workspace Üyeleri ile İK Çalışanlarının birleşik havuzundan çeker.
Bu, workspace'e davet edilmiş ama hiçbir zaman İK'ya eklenmemiş bir taşeronun, uygulama genelindeki her atama açılır menüsünde doğru şekilde görüneceği anlamına gelir. Birinin bir işe atanabilmesi için sahte bir İK Çalışanı kaydı oluşturmanıza asla gerek kalmaz.
Aynı kişi her iki yerde de var olduğunda — örneğin bordrolu bir teknisyen — atama listesi tek bir birleşik kayıt gösterir: adı ve e-postası workspace hesabından gelir, İK detayları (aşağıda ele alınan Capabilities gibi) bunun üzerine otomatik olarak eklenir. Aynı kişi için asla iki ayrı kayıt görünmez.
Atama Alanlarının Göründüğü Yerler
Aşağıdaki tablo, TotalApp'te bir atama alanı bulunan her ekranı, hangi rolü atadığını (teknisyen, atanan, onaylayan vb.) ve o ekranın şu anda kişilerini nereden çektiğini listeler.
| Modül / Ekran | Atama Alanı | Veri Kaynağı |
|---|---|---|
| Varlık & Ekipman > Önleyici Bakım | Teknisyen | Birleşik workspace + İK listesi |
| Varlık & Ekipman > Varlık Kaydı | Teknisyen | Serbest metin girişi |
| Bakım > Önleyici Bakım Planı | Teknisyen | Serbest metin girişi |
| Bakım > İş Emri Kanban | Teknisyen | Sabit dahili liste |
| Saha Hizmetleri > Sevkiyat Panosu | Teknisyen | Saha Hizmetleri teknisyen listesi |
| Saha Hizmetleri > İş Yönetimi | Teknisyen | Saha Hizmetleri teknisyen listesi |
| Saha Hizmetleri > Teknisyen Ekle | Yeni teknisyen kaydı | Yeni teknisyen formu |
| Saha Hizmetleri > Araç Envanteri | Teknisyen | Envanter kayıtlarından türetilir |
| Saha Hizmetleri > Servis Talepleri | Teknisyen (serbest metin) | Serbest metin girişi |
| Filo & Lojistik > Rota Optimizasyonu | Teknisyen | Serbest metin girişi |
| Proje Yönetimi > Tüm Görevler | Atanan | Tenant çalışan listesi |
| Proje Yönetimi > Kanban Panosu | Atanan | Tenant çalışan listesi |
| Proje Yönetimi > Görevlerim | Atanan | Tenant çalışan listesi |
| Proje Yönetimi > Görev Detayı | Atanan | Tenant çalışan listesi |
| Proje Yönetimi > İş Akışlarım | Atanan | Tenant çalışan listesi |
| Proje Yönetimi > Diyagramlar | Atanan | Tenant çalışan listesi |
| Proje Yönetimi > Zaman Çizelgesi (Gantt) | Atanan (salt okunur) | Örnek veri — yalnızca görüntüleme |
| Üretim > İş Emirleri | Operatör (çoklu seçim) | Operatör listesi |
| CRM > Satış Hattı | Sahip | Henüz arayüze bağlanmadı |
| İK > Performans KPI | Değerlendirici | Henüz arayüze bağlanmadı |
| İK > Yönetici İzin Görünümü | Onaylayan | Aktif yöneticiye otomatik atanır |
| Uygunluk > Onay İş Akışı | Atanan Rol (kişi değil) | Serbest metin girişi |
| Uygunluk > Onay İş Akışı (geçmiş) | Onaylayan | Salt okunur, onay geçmişinden |
| Kurs Oluşturucu / LMS | Eğitmen / Atanan (çoklu seçim) | Kurs servisi verisi |
| Öğrenme Yolu Yazarı | Eğitmen / Atanan (çoklu seçim) | Öğrenme yolu servisi verisi |
| Kalite Yönetimi > Uygunsuzluk | Atanan (CAPA) | Serbest metin girişi |
Serbest Metin ve Seçim Alanı Farkı
"Serbest metin girişi" olarak işaretlenen ekranlar henüz birleşik Workspace + İK havuzundan beslenmiyor — adı doğrudan yazarsınız, bu yüzden gerçek hesaplara karşı bir doğrulama yoktur. Bir veri kaynağı belirtilen ekranlar ise doğrudan o kaynaktan canlı çeker; bu sayede workspace'ten veya İK kadrosundan çıkarılan biri listeden otomatik olarak kaybolur.
Capabilities — Listeyi Role Göre Daraltma
Bazı atama seçim alanları atanabilir herkesi gösterir (herhangi bir workspace üyesine genel bir görev verilebilir). Diğerleri daha dar olmak zorundadır — bir bakım işi için saha teknisyeni seçerken tüm şirketi görmek istemezsiniz. Capabilities (Yetenekler) tam olarak bunun için vardır.
Capabilities, bir İK Çalışanı kaydı üzerinde ayarlanan kapalı bir rol etiketleri kümesidir — Technician, Dispatcher, Operator, Inspector, Picker, Driver, Owner, Account Manager, POS Cashier, Agent, Instructor, Approver, Reviewer, Auditor, AI Agent (tam liste ve her birinin nerede kullanıldığı için bkz. Personel Listesi). Bir teknisyene ihtiyaç duyan bir ekran, birleşik atanabilir kişiler listesini yalnızca Technician yeteneğine sahip kişilere daraltarak filtreler.
Capabilities Yalnızca İK Kayıtlarından Gelir
Capabilities İK Çalışanı kaydında saklandığından, İK kaydı olmayan bir workspace üyesinin hiçbir yeteneği yoktur — filtrelenmemiş bir seçim alanında (genel bir görev atama alanı gibi) sorunsuz görünse bile, yetenek bazlı filtrelenmiş bir seçim alanında (Önleyici Bakım'daki Technician açılır menüsü gibi) görünmez. Bir taşeronun yetenek bazlı filtrelenmiş bir listede görünmesi gerekiyorsa, ona sadece ilgili Capability ayarlanmış minimal bir İK Çalışanı kaydı verin — bordro veya izin verisi girmenize gerek yok.
Saha Hizmetleri: Teknisyenler Her Yerde Aynı Kişilerdir
Saha Hizmetleri modülü, her kişi için kendi teknisyen profilini tutar — mevcut durum (Müsait / İşte / Vardiya Dışı), araç envanteri ve günün iş sayısı. Geçmişte bu profil, uygulamanın geri kalanıyla hiçbir bağlantısı olmayan tamamen ayrı bir kimlikti; bu da aynı kişinin Saha Hizmetleri'nde bir varlık, uygulamanın başka her yerinde ise tamamen farklı bir varlık olarak var olabileceği anlamına geliyordu.
Artık durum böyle değil. Mevcut bir workspace üyesi veya İK çalışanı seçerek bir teknisyen eklediğinizde, Saha Hizmetleri profili aynı temel kimliğe bağlanır. Bir Önleyici Bakım görevine ve bir Saha Hizmetleri işine atanan aynı kişi, iki farklı kişi olarak değil, tek bir kişi olarak tanınır. Yalnızca tamamen dışarıdan — hiçbir workspace hesabı olmayan, sadece isim, telefon ve e-posta yazılarak eklenen — teknisyenler, bağlanacak paylaşılan bir kimlik olmadığı için bağımsız, yalnızca Saha Hizmetleri'ne özel bir profil alır.
Bunun Kurulum Açısından Önemi
İK Kaydı Aşırı Oluşturmayın
Birinin yalnızca görev alması, giriş yapması ve işleri tamamlanmış olarak işaretlemesi gerekiyorsa — onu bir workspace üyesi olarak davet edin ve orada durun. Onlar için bir İK Çalışanı kaydı oluşturmak, ait olmadıkları Bordro, İzin ve Performans ekranlarında karmaşadan başka bir şey eklemez.
Capabilities Gerektiğinde İK Kaydı Ekleyin
Bir workspace üyesinin role göre filtrelenmiş bir seçim alanında — Technician, Driver, Inspector vb. — görünmesi gerekiyorsa, maaş veya izin verisini hiç doldurmasanız bile, eşleşen Capability ayarlanmış minimal bir İK Çalışanı kaydına ihtiyaçları vardır.
Tek Kişi, Tek Kimlik
Mümkün olduğunda, kişileri özel modüllere (Saha Hizmetleri gibi) eklerken bilgilerini sıfırdan yazmak yerine mevcut workspace veya İK kimliklerini seçerek ekleyin. Bu, her modülün o kişiye dair görünümünün — işleri, görevleri, onayları — aynı kayda işaret etmesini sağlar.