Evrak Girişi
Herhangi bir tenant üyesi için personel evrakı yükleyin, sınıflandırın ve kişi bazında güvenli şekilde saklayın.
Genel Bakış
Evrak Girişi, İK modülünün personel evraklarını saklayan ekranıdır — sözleşmeler, kimlik fotokopileri, sertifikalar, sağlık raporları, maaş bordroları ve belirli bir tenant üyesine bağlı her türlü evrak. Bir yönetici evrakın kime ait olduğunu seçer, dosyayı yükler, bir Tür (belge türü) ve bir Sebep (İK süreci) ile sınıflandırır; dosya böylece o kişinin kalıcı İK dosyasının bir parçası haline gelir.
Yüklenen her dosya sahibi olan tenant üyesine özel olarak kapsanır ve diskte kişi bazında saklanır — hiçbir evrak tenantlar arasında görünür değildir ve hiçbir evrak ortak, düzensiz bir klasörde tutulmaz. Daha önce yüklenen tüm evraklar, kime ait olduğunu, ne olduğunu, neden yüklendiğini ve ne zaman yüklendiğini gösteren tek bir tabloda listelenir.
Kişi Bazlı Depolama
Dosyalar, o çalışan için ilk evrak yüklendiği anda otomatik olarak oluşturulan bir klasöre diske yazılır — TotalApp'in başka yerlerinde kullanılan aynı kişi-bazlı klasör deseniyle birebir aynıdır. Bu, her çalışanın evraklarını temiz bir şekilde ayrı tutar ve tek bir kişinin tüm İK dosyasını bulmayı, denetlemeyi veya dışa aktarmayı kolaylaştırır.
Evrak Yükleme
- Ekran başlığındaki Evrak Yükle butonuna tıklayın.
- Evrakın ait olduğu Tenant Üyesi'ni seçin.
- Cihazınızdan yüklenecek Dosya'yı seçin.
- Bir Belge Türü kategorisi, ardından o kategori içindeki spesifik türü seçin (aşağıdaki "Belge Türü Taksonomisi" bölümüne bakın). Kategori seçildiğinde spesifik tür dropdown'ı görünür — kategori seçilmeden spesifik tür seçilemez.
- Bir Sebep kategorisi, ardından o kategori içindeki spesifik sebebi seçin (aşağıdaki "Sebep Taksonomisi" bölümüne bakın). Belge Türü ile aynı iki adımlı davranış geçerlidir.
- İsteğe bağlı olarak bir Not ekleyin — ek bağlam için serbest metin.
- Yükle'ye tıklayın. Dosya yüklenir ve kayıt anında tablonun en üstünde görünür.
"Diğer" Her Zaman Mevcuttur
Spesifik Belge Türü veya Sebep seçeneklerinden hiçbiri uymuyorsa, her iki dropdown'ın da listenin en altında bir Diğer seçeneği vardır — bir kategori tam olarak eşleşmediği için yükleme yapamama durumu asla yaşanmaz.
Desteklenen dosya türleri: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), düz metin (.txt) ve görseller (.png, .jpg/.jpeg). Yükleme başına maksimum dosya boyutu 20 MB'dir.
Belge Türü Taksonomisi
Belge Türü, fiziksel evrakın ne olduğunu tanımlar. Her biri kendi spesifik tür setine sahip altı kategoriye ayrılmıştır:
| Kategori | Spesifik Türler |
|---|---|
| İşe Alım ve Hukuki | İş Sözleşmesi, Gizlilik Sözleşmesi, KVKK Açık Rıza Metni, İş Teklifi Mektubu |
| Kişisel ve Kimlik | Nüfus Cüzdanı / Pasaport, Ehliyet, Askerlik Durum Belgesi, Adli Sicil Kaydı |
| Eğitim ve Yetkinlik | Diploma, Sertifika / Başarı Belgesi, Dil Yeterlilik Belgesi |
| Sağlık ve Güvenlik | Sağlık Raporu, Aşı / Sağlık Geçmişi Kartı |
| Finansal ve Operasyonel | Maaş Bordrosu, Masraf Faturası / Makbuz, Vize / Çalışma İzni |
| İşten Çıkış | İstifa Dilekçesi, İbraname |
Her kategoride, öngörülen listeye uymayan belge türleri için bir Diğer seçeneği de bulunur.
Sebep Taksonomisi
Sebep, evrakın neden yüklendiğini — hangi İK sürecinin bunu tetiklediğini — tanımlar. Belge Türü'nden bağımsızdır: aynı belge türü (örneğin bir Sertifika), çalışanın kariyeri boyunca farklı zamanlarda farklı sebeplerle yüklenebilir. Sebep beş kategoriye ayrılmıştır:
| Kategori | Spesifik Sebepler |
|---|---|
| Çalışan Döngüsü | Yeni İşe Giriş Süreci, Terfi, Görev/Unvan Değişikliği, Departman/Ekip Değişikliği, İşten Çıkış Süreci |
| Hakediş ve Yan Haklar | Maaş Artışı / Düzenlemesi, Prim / Bonus Hakedişi, Yan Hak Tanımlama |
| İzin ve Devamsızlık | Yıllık İzin Gerekçesi, Sağlık / Raporlu İzin, Doğum İzni, Mazeret İzni |
| Uyum ve Denetim | Yıllık KVKK/Güvenlik Yenilemesi, Dönemsel Performans Değerlendirme, Disiplin Süreci / İhtar, Resmi Denetim / Yasal Zorunluluk |
| Gelişim ve Seyahat | Eğitim Katılımı ve Gelişim, İş Seyahati / Vize İşlemleri |
Belge Türü'nde olduğu gibi her kategoride bir Diğer seçeneği de bulunur.
Tür ve Sebep Birbirinden Bağımsızdır
Belge Türü ve Sebep tek bir dropdown değil, iki ayrı sınıflandırma eksenidir. Bir Sağlık Raporu (Tür), Sağlık / Raporlu İzin (Sebep) nedeniyle veya Yeni İşe Giriş Süreci (Sebep) kapsamında yüklenmiş olabilir — bu iki alan, tek bir taksonomiyi her iki soruyu da kapsayacak şekilde zorlamadan hem "bu dosya nedir" hem de "neden var" sorularını yakalamanızı sağlar.
Evrak Tablosu
Daha önce yüklenen her evrak — tüm tenant üyeleri genelinde, arşivlenenler hariç — My Documents çalışma alanı ekranına benzer şekilde tek bir sıralanabilir tabloda görünür. Her satır şunları gösterir:
| Sütun | Açıklama |
|---|---|
| Çalışan | Evrakın ait olduğu çalışan |
| Dosya | Yüklenen orijinal dosya adı |
| Tür | Belge Türü kategorisi ve spesifik tür — doğrudan tablodan düzenlenebilir |
| Sebep | Sebep kategorisi ve spesifik sebep — doğrudan tablodan düzenlenebilir |
| Not | Yükleme sırasında eklenen serbest metin notu, varsa |
| Yükleyen | Dosyayı yükleyen yönetici |
| Yükleme Tarihi | Yükleme tarihi |
Tablonun üzerindeki bir istatistik kutusu, şu anda saklanan (arşivlenmemiş) toplam evrak sayısını gösterir.
Tablo Üzerinden Tür ve Sebep Düzenleme
Belge Türü ve Sebep'in yükleme sırasında sonsuza kadar doğru olması gerekmez — ikisi de dosyayı yeniden yüklemeden doğrudan tablodan sonradan değiştirilebilir. Tabloyu daha okunaklı tutmak için Tür ve Sebep sütunları varsayılan olarak düz metin gösterir; bir satırın üzerine gelince altındaki düzenlenebilir dropdown'lar ortaya çıkar:
- Satırın üzerine gelin, ardından Tür kategori dropdown'ını kullanarak farklı bir kategoriye geçin. Spesifik tür, yeni kategorideki ilk seçeneğe sıfırlanır — yanındaki ikinci dropdown'dan doğru olanı seçin.
- Evrakın neden yüklendiğini yeniden sınıflandırmak için Sebep kategori dropdown'ını aynı şekilde kullanın.
- Değişiklikler anında kaydedilir — satır içi tablo düzenlemeleri için ayrı bir "Kaydet" adımı yoktur.
Yanlış Sınıflandırılmış Yüklemeleri Düzeltmek İçin Kullanın
Bir evrak yanlış Tür veya Sebep kategorisiyle yüklendiyse, silip yeniden yüklemeye gerek yoktur — sınıflandırmayı doğrudan tablodan düzeltin.
İndirme, Arşivleme, Paylaşma ve Silme
Her satırda bir İndir butonu ve sağda bir ⋯ (diğer işlemler) menüsü bulunur:
- İndir — orijinal dosyayı alır ve cihazınıza orijinal dosya adıyla kaydeder.
- Arşivle (⋯ menüsünde) — evrakı silmeden aktif tablodan ve toplam evrak istatistiğinden kaldırır. Arşivlenen evraklar aynı menüden (Arşivden Çıkar) daha sonra geri getirilebilir.
- Paylaş (⋯ menüsünde) — evrakın bağlantısını, kısa bir onay mesajıyla birlikte panonuza kopyalar.
- Sil (⋯ menüsünde, bir ayırıcının altında) — evrak kaydını ve meta verisini kalıcı olarak kaldırır. Altta yatan dosya sonradan geri alınamaz, bu yüzden bilinçli kullanın.
Dosyalar Nerede Saklanır
Bu ekran üzerinden yüklenen evraklar tenant bazında, çalışan bazında saklanır. Her tenant üyesinin, o kişi için ilk dosya yüklendiğinde otomatik olarak oluşturulan kendine ait bir evrak klasörü vardır — bunu manuel olarak kurmanız gerekmez. Bu, TotalApp'teki diğer dosya depolama özelliklerinin kullandığı aynı kişi-bazlı klasör kuralını yansıtır; böylece her çalışanın İK evrakları hem diğer çalışanlardan hem de diğer tenant'ların verilerinden tamamen izole kalır.
Erişim Kısıtlıdır
Yüklenen İK evraklarına yalnızca aynı tenant'ın kimliği doğrulanmış ve erişim izni verilmiş üyeleri erişebilir ve bu erişim yalnızca uygulama üzerinden mümkündür — dosyalar bir URL tahmin edilerek asla herkese açık şekilde erişilebilir hale gelmez. Evrak Girişi'ni herhangi bir hassas personel kayıt sistemi gibi ele alın.