Varlık Yöneticisi
İK'nın kendi ekipman havuzu — laptop, telefon, yemek kartı, giriş kartı ve şirket araçları; IT/Tesisler'in varlık envanterinden bilinçli olarak ayrı tutulur.
Genel Bakış
Varlık Yöneticisi, İK'nın çalışanlara doğrudan teslim ettiği ekipman ve hakların takip edildiği özel ekrandır: laptop, telefon, tablet, monitör, giriş kartı, yemek kartı ve şirket araçları. İnsan Kaynakları kenar çubuğu grubunda, Evrak Girişi'nin hemen altında yer alır ve IT/Tesisler tarafından kullanılan Asset & Equipment (Varlık ve Ekipman) modülünden bilinçli olarak ayrılmıştır.
Bu iki modül kasıtlı olarak yan yana var olur. IT/Tesisler çok daha büyük ve teknik bir envanteri yönetir — sunucular, fabrika makineleri, yedek parçalar, bakım periyotları, sermaye ekipmanlarına dair garanti talepleri. İK'nın ihtiyacı çok daha basit bir şeydir: bu çalışana ne verdik ve geri almamız gerekiyor mu. Varlık Yöneticisi, İK personelini IT'nin envanter iş akışlarına zorlamadan ve IT'nin kaydını yemek kartları ve giriş kartlarıyla kirletmeden, bu İK'ya özgü soruyu her zaman cevaplanabilir tutar.
İki İlişkili Ama Ayrı Ekran
Varlık Yöneticisi'ni, İnsan Kaynakları menüsünde de görünen Zimmet öğesiyle karıştırmayın (bazı görünümlerde bunun hemen üstünde yer alır) — o, hangi çalışanların şu anda hangi zimmetli kalemleri tuttuğunu, Varlık Yöneticisi'nin yönettiği aynı kayıtlardan üreterek gösteren salt-okunur bir rapordur. Varlık Yöneticisi, varlıkların gerçekten oluşturulduğu, stoklandığı, tamir edildiği ve zimmetlenip zimmetin kaldırıldığı yerdir; Zimmet raporu ise tüm şirket genelindeki zimmet tablosunu incelediğiniz yerdir.
Varlık Ekleme
- Ekran başlığındaki Cihaz Ekle butonuna tıklayın.
- Cihaz Adı'nı girin — kısa, tanınabilir bir etiket (örn. "MacBook Pro 16 — Pazarlama Havuzu").
- Bir Kategori seçin: Laptop, Telefon, Tablet, Monitör, Giriş Kartı, Yemek Kartı, Şirket Aracı veya Diğer.
- Uygunsa Seri No, Satın Alma Tarihi, Garanti Bitişi, Fatura No ve Fatura Tutarı'nı (para birimiyle) doldurun — kaydetmek için hiçbiri zorunlu değildir, ama ne kadar çok bilgi girerseniz cihazın kaydı sonradan o kadar kullanışlı olur.
- İsteğe bağlı olarak serbest metin Notlar ekleyin.
- Kaydet'e tıklayın. Yeni cihaz, Stokta durumuyla tabloya eklenir ve zimmetlenmeye hazır olur.
Yeni eklenen bir cihaz her zaman zimmetsiz başlar — bir çalışana zimmetlemek, aşağıda açıklanan ayrı bir adımdır.
Cihaz Kategorileri
| Kategori | Tipik Kullanım |
|---|---|
| Laptop | Çalışanlara verilen laptop ve iş istasyonları |
| Telefon | Şirket cep telefonları |
| Tablet | Şirket tabletleri |
| Monitör | Ev veya ofis kurulumları için verilen harici monitörler |
| Giriş Kartı | Bina veya tesis giriş kartları |
| Yemek Kartı | Çalışan yemek hakkı kartları |
| Şirket Aracı | Çalışanlara zimmetlenen araçlar |
| Diğer | Yukarıdaki kategorilere uymayan her şey |
Cihaz Durumu
Her cihaz her zaman şu dört durumdan tam olarak birindedir:
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Stokta | Havuzda mevcut, şu anda kimseye zimmetli değil |
| Zimmetli | Şu anda bir çalışana teslim edilmiş |
| Tamirde | Bakım veya tamir için geçici olarak kullanım dışı |
| Hurda | Artık aktif kullanımda değil — kayıt amacıyla saklanıyor |
Listeyi tek bir duruma daraltmak için tablonun üzerindeki durum filtresini kullanın — şu anda stokta boşta duran cihazları veya tamirden geri gelmesi gerekenleri hızlıca görmek için kullanışlıdır.
Zimmetleme ve Zimmet Kaldırma
Stokta durumundaki herhangi bir satırdan, Zimmetli sütunundaki Cihaz Zimmetle'ye tıklayın, dropdown'dan çalışanı seçin ve onaylayın. Cihaz anında Zimmetli durumuna geçer ve çalışanın adı o sütunda görünür.
Bir cihazı geri almak için, zimmetli bir satırda çalışanın adının yanındaki Zimmeti Kaldır'a tıklayın. Cihaz Stokta durumuna döner ve tekrar zimmetlenebilir hale gelir.
Çalışanın Kendi Profilinden Zimmetleme
Ekipman zimmetlemek için Varlık Yöneticisi'ne gelmenize gerek yok — bireysel bir çalışanın profili içindeki Zimmet sekmesi (Personel > Çalışan > Zimmet) aynı "Cihaz Zimmetle" akışını, o kişiye özel olarak sunar; tenant'ınızda Ayarlar > Şirket'te bu senkronizasyon etkinse bir laptop/telefon/tablet/monitörü mevcut bir IT stok kalemine bağlama seçeneğiyle birlikte.
Arama ve Filtreleme
Bir cihazı isme, seri numarasına veya zimmetli çalışanın adına göre bulmak için arama kutusunu kullanın. Arama ve durum filtresini birleştirerek, örneğin "şu anda Ayşe'ye zimmetli tüm laptoplar"ı bulabilirsiniz.
Tablo, her satırın solundaki onay kutuları (ve tüm görünür satırları tek seferde seçmek/temizlemek için bir başlık onay kutusu) aracılığıyla çoklu seçimi destekler — tablonun üzerinde kaç satırın seçili olduğunu gösteren ve seçimi temizleme seçeneği sunan bir seçim araç çubuğu belirir. Onay kutusu şekli ve görünümü, TotalApp'in geri kalanındaki çoklu seçim tablolarını da kontrol eden Ayarlar > Görünüm > Liste Stili tercihinizi takip eder.
Yapay Zeka Asistanı
Varlık Yöneticisi, ekranın sağ kenarına yaslanmış katlanmış Yapay Zeka Asistanı sekmesinden açılan yerleşik bir yapay zeka asistanı içerir (paneli açmak için sekmeye tıklayın; kapatmak için panelin kendi sol kenarındaki sekmeye veya başlığındaki X düğmesine tıklayın). Şu anda görünen (veya seçili) cihazlara dayanan sorulara cevap verebilir, örneğin:
- Hangi cihazların garantisi bitmiş veya yakında bitecek
- Kaç cihazın stokta, zimmetli veya tamirde olduğunun özeti
- Hangi çalışanların olağandışı derecede fazla veya az zimmetli cihazı olduğu
- Kategoriye göre fatura harcaması dökümü
Asistanı açmadan önce bir veya daha fazla satır seçerek cevabını yalnızca o cihazlara odaklayabilir, ya da seçimi boş bırakarak tablodaki tüm görünür cihazları dikkate almasını sağlayabilirsiniz.
Asset & Equipment (IT/Tesisler) Modülünden Farkı
TotalApp, tek bir paylaşılan sistem yerine bilinçli olarak iki ayrı varlık sistemi tutar:
| İK Varlık Yöneticisi | Asset & Equipment (IT/Tesisler) | |
|---|---|---|
| Sahibi | İK | IT / Tesisler / Bakım |
| Tipik kalemler | Laptop, telefon, yemek kartı, giriş kartı, şirket araçları | Sunucular, fabrika makineleri, yedek parçalar, sermaye ekipmanları |
| Yaşam döngüsü derinliği | Stok → Zimmetli → Tamir → Hurda | Tam önleyici bakım programları, IoT sağlık uyarıları, iş emirleri |
| Atama hedefi | Çalışanlar (İK'nın kendi personel kayıtları) | Çalışanlar, ama aynı zamanda bakım iş akışlarındaki varlıklar/lokasyonlar/teknisyenler |
IT Stoğuna Opsiyonel Bağlantı
Şirketiniz Ayarlar > Şirket'te "HR donanımını IT Asset stoğuyla senkronize et" ayarını etkinleştirirse, Varlık Yöneticisi'nde bir Laptop, Telefon, Tablet veya Monitör eklerken, yepyeni bağımsız bir kayıt oluşturmak yerine Asset & Equipment modülünde zaten takip edilen mevcut, zimmetsiz bir kaleme bağlayabilirsiniz. Bağlama işlemi seri numarasını ve garanti tarihini otomatik olarak kopyalar, ve İK varlığını zimmetlemek veya zimmetini kaldırmak bağlı IT varlığının durumunu da günceller — böylece aynı fiziksel cihaz bir tarafta "stokta" diğer tarafta "zimmetli" olarak asla görünmez. Yemek kartları, giriş kartları, şirket araçları ve "Diğer" olarak işaretlenen herhangi bir kategori bu ayardan hiçbir zaman etkilenmez; her zaman yalnızca İK'ya özgü kayıtlar olarak kalır.