Harcamalar & Bütçe
Departman bazlı harcama takibi ve bütçe tahsisi tek bir birleşik görünümde.
Genel Bakış
Harcamalar ve Bütçe, İK Gider Yönetimi'ndeki çalışan gider taleplerini Finans tarafından belirlenen departman bütçe limitleriyle bir araya getirir. Sonuç; her departmanın tahsisine göre ne kadar harcadığını herhangi bir manuel veri girişi veya ihracat gerekmeden tek bir ekranda görebildiğiniz birleşik bir görünümdür.
Sıfır Çift Giriş
İK Gider Yönetimi'nde onaylanan her gider talebi burada otomatik olarak görünür. Senkronizasyon adımı yoktur, ihracat-içe aktarma yoktur ve yinelenen veri girişi yoktur. İK'da onaylayın, Finans görünümü anında güncellenir.
Departman Bütçeleri
Yöneticilere her küçük satın alma için onay almadan harcama sınırları belirleyin:
- Herhangi bir departman satırının yanındaki Bütçe Belirle'ye tıklayın.
- Aylık Bütçe ve/veya Yıllık Bütçe limiti girin.
- Kaydet'e tıklayın. Departman satırı, yeni limite göre mevcut harcamayı yansıtan bir kullanım çubuğunu hemen gösterir.
Kullanım Çubuğu Renk Kodlaması
Her departman satırındaki kullanım çubuğu, bütçe durumuna göre otomatik olarak renk değiştirir:
| Durum | Eşik | Görsel |
|---|---|---|
| Bütçe dahilinde | %80'in altında | Yeşil çubuk — örn. %65 |
| Limite yaklaşıyor | %80–100 arası | Kehribar çubuk — örn. %87 |
| Bütçe aşıldı | %100'ün üzeri | Kırmızı çubuk — örn. %112 |
Çubuk, kapsayıcısının %100'üne uzanır ve yüzde etiketini sayısal olarak gösterir. Bütçeyi aşan departmanlar, çubuktan dışarıda %100'ün üzerindeki yüzdeyle kırmızı çubuk gösterir.
Harcama Dökümü
Ana tablo, harcamaları eş zamanlı olarak iki şekilde dilimler:
Departmana Göre
Her departman satırı şunları gösterir: dönem için toplam onaylanan harcamalar, bütçe limiti, kullanım yüzdesi ve mini kullanım çubuğu. Toplam harcamayı oluşturan bireysel gider taleplerini görmek için bir departmana tıklayın.
Kategoriye Göre
Sağ panel (veya mobilde alt bölüm), seçilen dönem için kategori dökümünü gösterir: Seyahat, Konaklama, Yemek, Ofis Malzemeleri, Ekipman, Yazılım, Diğer. Bu, maliyetleri artıran harcama kategorilerini belirlemeye yardımcı olur.
Dönem Seçici
Önemsediğiniz dönemi kapsamak için ay/çeyrek açma/kapama düğmesini ve tarih seçiciyi kullanın:
- Geçerli Ay
- Önceki Ay
- Geçerli Çeyrek
- Önceki Çeyrek
- Yılbaşından Bugüne
- Tam Yıl
Yıllık görünümden aylık görünüme geçtiğinizde bütçe limiti orantılı olarak ölçeklenir.
Uyarılar
Sistem, bütçe kullanımı kritik eşiklere ulaştığında otomatik görsel uyarılar gösterir:
| Uyarı Seviyesi | Tetikleyici | Görsel |
|---|---|---|
| Uyarı | Departman bütçenin %80'ine ulaşır | Kullanım çubuğu kehribara döner; departman satırı tabloda vurgulanır |
| Aşıldı | Departman bütçenin %100'üne ulaşır | Kullanım çubuğu kırmızıya döner; departman adı kırmızı gösterilir; uyarı simgesi görünür |
Uyarıları Proaktif Olarak Kullanın
%80 uyarısı, bütçe patlamadan önce harekete geçme zamanı verir. Mühendislik ekibi 4 aylık dönemin 3. ayında seyahat bütçesinin %80'ine ulaştığında, bütçe aşımı haline gelmeden önce ekipten acil olmayan seyahati bir sonraki çeyreğe ertelemesini istemek veya bir bütçe artışı talep etmek için hâlâ zaman vardır.
Entegrasyon Ayrıntıları
Bu ekrana hangi verilerin aktığını ve hangilerinin aktığını anlamak önemlidir:
| Kaynak | Harcamalar ve Bütçe'ye Akan Veriler |
|---|---|
| İK Gider Yönetimi (Onaylı) | Gider tutarı, kategori, departman ve gider tarihi |
| İK Gider Yönetimi (Beklemede) | Dahil değil — beklemedeki talepler onaylanana kadar bütçeye sayılmaz |
| İK Gider Yönetimi (Reddedildi) | Dahil değil — reddedilen talepler hiçbir zaman sayılmaz |
İhracat
Seçilen dönemin harcama-bütçe karşılaştırmasını Excel olarak indirmek için İhracat'a tıklayın. Dosya şunları içerir: departman adı, bütçe limiti, toplam onaylanan harcama, kullanım yüzdesi ve her departman için kategori dökümü.
Bütçe ve Tahmin İhracatıyla Birleştirme
Tam bir tablo için hem bu ekranı (departman harcaması) hem de Bütçe ve Tahmin'i (şirket geneli bütçe ile gerçekleşenler karşılaştırması) ihracat edin. Birlikte, stratejik tam yıl görünümünün (Bütçe ve Tahmin) yanı sıra kategori düzeyinde ayrıntıyı da sunarlar.
Yapay Zeka Asistanı
Gider ve Bütçe, yüklü departman bütçelerini (tahsis edilen, harcanan, kalan) ve taslak → gönderildi → onaylandı → işlendi iş akışından geçen gider taleplerini (çalışan, departman, kategori, tutar, durum) okuyan ve ekranda doğrudan soruları yanıtlayan gömülü bir Yapay Zeka Asistanı paneli içerir.
Bütçe Sağlığı
Hangi departmanların tahsislerine yaklaştığını veya aştığını, sayısal kullanım yüzdeleriyle sorun.
Aşım Riski
Onaylamadan önce, bir departmanın harcamasını kalan bütçesinin üzerine çıkaracak bekleyen talepleri işaretleyin.
Talep Önceliklendirme
Durum bazında talep özeti alın; onay için çok uzun süredir bekleyen veya bayat kalmış taslakları belirleyin.
Rapor Olarak Kaydet
Herhangi bir AI yanıtı tek tıkla Raporlarım'a kaydedilebilir — başlık, isteminizden ve içinde bulunulan aydan otomatik oluşturulur.
Paneli ekranın sağ kenarındaki dikey Yapay Zeka Asistanı sekmesinden açın. Ayarlar → Genel → Yazar Motoru'nda yapılandırılan motoru (API, Yerel CLI veya tarayıcı içi motorlar) kullanır — ekrana özel bir yapılandırma gerekmez.