Belge Yönetimi
Mevcut bulut depolama ve doküman hizmetlerinizi TotalApp'e bağlayın — platformdan çıkmadan dosyalarınıza göz atın, içe aktarın ve yönetin.
Belge Yönetimi Nedir?
Belge Yönetimi, mevcut bulut depolama ve verimlilik hizmetlerinizi TotalApp ile buluşturan bir bağlantı merkezidir. Bir hizmet bağlandıktan sonra dosya ağacında gezinebilir, belgeleri çalışma alanınıza aktarabilir ve işlem başlatabilirsiniz — sekme değiştirmenize ya da dosyaları yeniden yüklemenize gerek kalmaz.
Yeni entegrasyonlar sürekli eklenmektedir. Aşağıdaki listede merkezin güncel durumu yansıtılmaktadır; güncellemeler için takipte kalın.
Mevcut Entegrasyonlar
Aşağıdaki hizmetler tamamen bağlı olup bugün kullanıma hazırdır.
Google Drive
Drive hiyerarşinize göz atın, Docs, Sheets ve Slides dosyalarını açın; herhangi bir dosyayı tek tıkla TotalApp çalışma alanınıza aktarın.
Google Sheets
Google Drive'dan bir Sheets dosyası seçin; veriler doğrudan TotalApp'in yerleşik elektronik tablo düzenleyicisine aktarılır. Değişiklikler orijinal Sheets dosyasını etkilemez.
OneDrive & SharePoint
Microsoft 365 dosyalarınıza ve SharePoint belge kitaplıklarınıza erişin. Kişisel OneDrive ve kuruluş genelindeki SharePoint sitelerini destekler.
Notion
Notion çalışma alanınızı bağlayın ve sayfa içeriklerini doğrudan TotalApp'e çekin. Notion'da bilgi tabanı tutan ekipler için idealdir.
Dropbox
Dropbox hesabınızdaki klasörler ve dosyalara göz atın. Tek tek dosyaları veya klasörlerin tamamını TotalApp belge görüntüleyicisine aktarın.
Yakında
Aşağıdaki entegrasyonlar geliştirme aşamasındadır ve yaklaşan güncellemelerde yayınlanacaktır.
Box
Box'ın güvenli dosya depolama platformu aracılığıyla kurumsal içerik yönetimi.
Confluence
Atlassian Confluence sayfalarını ve alanlarını TotalApp çalışma alanlarına aktarın.
Airtable
Airtable taban kayıtlarını ve görünümlerini TotalApp belge katmanına taşıyın.
Hizmet Bağlama
- Kenar çubuğunda Çalışma Alanım → Belge Yönetimi'ne gidin.
- Bağlamak istediğiniz hizmet kartını bulun ve Bağlan'a tıklayın.
- Açılır penceredeki OAuth yetkilendirme akışını tamamlayın. TotalApp, siz açıkça yazma izni vermediğiniz sürece yalnızca okuma erişimi ister.
- Yetkilendirme tamamlandıktan sonra hizmet kartı bağlantı durumunu ve kullanılabilir işlem araç takımını (içe aktarma, gezinme, eşitleme) gösterecek şekilde güncellenir.
İpucu
Aynı anda birden fazla hizmeti bağlayabilirsiniz. Her hizmet bağımsız çalışır — Google Drive bağlamak OneDrive veya Notion bağlantınızı etkilemez.
Bağlandıktan Sonra Yapabilecekleriniz
Dosya Ağaçlarında Gezinme
Hiçbir şey indirmeden bağlı hizmetin tam klasör hiyerarşisinde gezinin.
Çalışma Alanına Aktarma
Herhangi bir dosyayı tek tıkla TotalApp Belgelerim bölümüne veya aktif projenize çekin.
Belge Önizleme
Harici hizmete geçiş yapmadan belge içeriğini doğrudan görüntüleyin.
Güncelleme Eşitleme
Daha önce içe aktarılmış bir dosyayı kaynak hizmetten en güncel sürümüyle güncelleyin.
Gömülü AI Asistan Paneli
Belge Yönetimi, belgelerinizi organize etmenize, bulmanıza ve iş akışlarınızı optimize etmenize yardımcı olan akıllı bir AI asistan içerir. Asistan, belge içeriğini ve bağlamını anlar; akıllı öneriler ve iş akışınızı kolaylaştırmak için streamlined bilgi yönetimi sağlar.
Akıllı Belge Yönetimi
AI, belge içeriğini analiz eder ve optimal klasör yapıları önerir. Çalışma alanınızdaki belge türleri, projeler ve meta veri desenlerine dayalı kategorilendirme şemaları önerir.
Akıllı Arama & Alım
Belge anlamını ve bağlamını anahtar kelime eşleşmesinin ötesinde anlar. "Q1 sözleşmeleri bul" gibi gevşek veya muğlak sorgularla bile ilgili belgeleri bulun.
Akıllı Özet
Uzun belgeler için özet oluşturur. Sözleşmeler, raporlar, toplantı notları ve sunumlardan ana noktaları, kararları ve eylem öğelerini vurgular.
İş Akışı Optimizasyonu
Belge desenlerini ve kullanımını analiz ederek proces iyileştirmeleri önerir. Eksik belgeleri tanımlar, otomasyon fırsatlarını önerir ve iş akışı iyileştirmeleri tavsiye eder.
AI Asistan Nasıl Kullanılır?
- AI Asistan'ı Açın: Ekranın sağ kenarındaki "Yıldızlar" simgesi sekmesine tıklayın. Panel, belge listenizi görünür tutacak şekilde bir yan çekmece olarak açılır.
- Belgeleriniz Hakkında Soru Sorun: AI'ya sorgular gönderin: "2024'ten tüm sözleşmeleri bul", "Q3 finansal raporunu özetle" veya "Pazarlama kampanyasıyla ilgili hangi belgeler var?"
- Organizasyon Önerileri Alın: "Bu finansal belgeleri nasıl organize etmeliyim?" veya "Proje dosyalarım için hangi kategorileri önerir misiniz?" gibi sorun. AI yapılı öneriler sunar.
- Önerileri Gözden Geçirin: Asistan işlem yapılabilir öneriler ve açıklamalarla sağlar. Önerileri rafine etmek için takip soruları sorabilirsiniz.
- Değişiklikleri Uygulayın: AI'nin kategorilendirme ve etiketleme önerilerini onayladıktan sonra, yeni belgeler yüklerken uygulamaya başlayın. Asistan zaman içinde kategorilendirme modellerinizi öğrenir ve geliştirmeler yapılır.
Gerçek Dünya Örneği: Hukuk Kütüphanesini Organize Etme
Senaryo: Birkaç yıl boyunca birikmiş 500 belgeleriniz var — sözleşmeler, anlaşmalar, değişiklikleri ve destekleyici notlar — birden fazla klasörde tutarsız adlandırmayla.
AI Önerileri Sağlanan:
- Organizasyon: "Klasörleri şu şekilde yapılandırın: Müşteriler/{Müşteri Adı}/Sözleşmeler/{Yıl}. Bu yapı müşteri ve sözleşme tarihine göre hızlı alım sağlar."
- Etiketleme: "Belgeleri otomatik etiketle: Sözleşme Türü (NDA, SLA, MSA), Durum (Aktif, Süresi Dolu, Taslak) ve Yenileme Tarihi. Bu filtreleme ve uyarıları etkinleştirir."
- Arama Senaryo: "Kullanıcı sorgular: '2025'te süresi dolan tüm aktif NDA'ları bul'. AI, klasör gezinti olmadan ilgili belgeleri döndürür."
- İş Akışı İyileştirmesi: "Yenileme takibini elle bir e-tablo içinde yönetiyorsunuz. Bunun yerine, belge meta verilerine dayalı otomatik yenileme uyarıları uygulayın."
AI önerileri kullanarak organize ettikten sonra, hukuk ekibiniz aylık belge alma ve yenileme takibinde saatleri tasarruf eder.
Belge İş Akışlarıyla Entegrasyon
AI Asistan, yükleme, düzenleme, paylaşma ve arşivleme gibi belge yönetimi görevleriyle birlikte çalışır. Bilgi mimarisi planlamak için asistan'ı kullanın, ardından önerileri belgeleri yüklediğiniz sırada uygulamaya başlayın. Asistan zaman içinde kategorilendirme modellerinizi öğrenir ve iyileştirmeler yapılır.