Süre Hatırlatmaları
Doküman inceleme son tarihlerinin önünde olun — nelerin ne zaman süresi dolacağını görün ve iş işten geçmeden otomatik hatırlatmalar alın.
Genel Bakış
Kütüphanedeki her dokümanın bir Sonraki İnceleme Tarihi ve bir İnceleme Sıklığı (gün cinsinden) vardır. Süre Hatırlatmaları ekranı, son tarihine yaklaşan dokümanları öne çıkararak sahiplerinin bunları süresi dolup normal kullanıcılara kapanmadan önce yenilemesini sağlar.
Özet Gösterge Paneli
Dört göz atma kartı: süresi çoktan dolmuş, 7 gün içinde dolacak, 15 gün içinde dolacak ve 30 gün içinde dolacak.
Süre Tablosu
Kalan güne göre sıralanmış, filtrelenebilir bir tablo — en yakın süre üstte, en uzak alttadır.
Hatırlatma Ayarları
Süre dolmadan kaç gün önce bir bildirim tetikleneceğini ve kimin alacağını yapılandırın — doküman sahibi, departman yöneticisi veya özel bir liste.
Tek Tıkla Yenileme
Tek bir tıkla yeni bir doküman sürümü başlatın ve inceleme tarihini sıfırlayın — önce Doküman Kütüphanesi'ne gitmenize gerek yok.
Renk Kodlama
Kalan Gün sütunu, aciliyeti bir bakışta iletmek için renk kullanır:
| Renk | Kalan gün | Anlamı |
|---|---|---|
| ● Yeşil | > 30 gün | Henüz eyleme gerek yok. |
| ● Amber | 15 – 30 gün | Yakında inceleyin — kuyruğunuza ekleyin. |
| ● Kırmızı (açık) | 1 – 14 gün | Acil — hemen bir inceleyici atayın. |
| ● Kırmızı (koyu) | 0 veya negatif | Süresi doldu — normal kullanıcılar bu dokümanı görüntüleyemez. |
Üstteki dört özet kart da aynı renk şemasını kullanır; böylece tabloyu kaydırmadan durumu bir bakışta değerlendirebilirsiniz.
Tabloyu Filtreleme
Tablonun üzerinde iki filtre kontrolü bulunur:
- Gün filtresi — hap düğmeleri: 7 gün, 15 gün, 30 gün, 90 gün. Yalnızca o pencere içinde süresi dolacak dokümanları gösterir.
- Kategori açılır menüsü — doküman kategorisine göre filtreleyin (Politika, Prosedür, Form vb.).
Filtrelerin altındaki doküman sayısı, mevcut seçimi yansıtacak şekilde canlı güncellenir. Örneğin önümüzdeki 15 gün içinde süresi dolacak tüm Sertifikaları bulmak için iki filtreyi birleştirin.
Bir Dokümanı Yenileme
Yerinde bir yenileme yapmak için herhangi bir satırda Yenile'ye tıklayın. Bu eylem:
nextReviewDate'i bugün + reviewFrequencyDays'e ilerletir.lastReviewedAt'i geçerli zaman damgasına ayarlar.- Doküman Süresi Dolmuş ise, sahiplerin ve standart kullanıcıların erişimini geri kazanması için durumunu İncelemede'ye sıfırlar.
Yenileme yeni bir dosya sürümü oluşturmaz — yalnızca inceleme saatini sıfırlar. Doküman içeriği de değiştiyse, Doküman Kütüphanesi'ne gidin, ⋯ menü → Yeni Sürüm Yükle'yi kullanarak revize edilmiş bir dosya ekleyin, ardından yayınlamak için Onay İş Akışı üzerinden gönderin.
İnceleme sıklığı doküman başınadır
Her dokümanın kendi inceleme sıklığı vardır. Yıllık politikalar 365 gün alır; altı aylık sertifikalar 180 gün alır; aylık güvenlik raporları 30 gün alır. Bunu dokümanın Ekle veya Düzenle formunda İnceleme Sıklığı (gün) altında ayarlayın.
Yenileme denetlenir
Her Yenile eylemi, eski ve yeni nextReviewDate'i ve durum değişikliğini yakalayan bir update kaydını Denetim İzi'ne yazar; böylece bir inceleme saatinin ne zaman ve kim tarafından sıfırlandığına dair her zaman izlenebilir bir kayıt bulunur.
Hatırlatma Ayarları
Hatırlatmaların ne zaman ve kime gönderileceğini yapılandırmak için Hatırlatma Ayarları'nı (sayfa başlığındaki zil simgesi) açın.
| Ayar | Varsayılan | Açıklama |
|---|---|---|
| Hatırlatmaları Etkinleştir | Açık | Ana anahtar — kapatıldığında tüm bildirimler global olarak duraklatılır. |
| Hatırlatma Günleri | 30, 15, 7, 1 | Süre dolmadan kaç gün önce bildirim gönderileceği. Virgülle ayrılmış sayılar olarak girin. |
| Alıcılar | Doküman Sahibi | Bildirimi kim alır: Doküman Sahibi, Departman Yöneticisi veya Özel bir e-posta listesi. |
| Özel E-postalar | — | Yalnızca Alıcılar = Özel olduğunda gösterilir. Virgülle ayrılmış e-posta adresleri girin. |
Hatırlatmalar nasıl iletilir
Hatırlatmalar uygulama içi bildirimler olarak iletilir (başlıktaki bildirim zili üzerinden). E-posta ile teslimat, sunucunun SMTP taşıyıcısının .env.local içinde geçerli kimlik bilgileriyle yapılandırılmasını gerektirir. Her ikisi de yapılandırıldığında, kullanıcılar her hatırlatma gününde her iki kanalı da alır.
Süresi Dolmuş Doküman Davranışı
Bir dokümanın nextReviewDate'i gece yarısını geçtiğinde, durumu Süresi Dolmuş'a değişir. Sonuçları:
- Standart kullanıcılar süresi dolmuş dokümanları görüntüleyemez veya indiremez. Doküman Kütüphanesi bunları hâlâ listeler (kırmızı Süresi Dolmuş rozetiyle) ancak Görüntüle ve İndir düğmeleri devre dışıdır.
- Yöneticiler ve doküman sahipleri amber bir uyarı bandı görür: "Bu dokümanın süresi doldu. Lütfen inceleyin ve güncelleyin."
- Denetim izi durum değişikliğini bir zaman damgasıyla kaydeder.
Süre dolumu otomatik silme değildir
Süresi dolmuş dokümanlar silinmez. Yenileme denetim izinin korunması için sistemde kalırlar. Yöneticiler süresi dolmuş dokümanları her zaman görüntüleyebilir, indirebilir ve yenileyebilir.
Yapay Zeka Asistanı
Süre Hatırlatmaları, mevcut (filtrelenmiş) süresi yaklaşan ve dolmuş doküman listenizi — ad, kategori, sonraki inceleme tarihi, kalan gün, sahip ve durum — inceleyen ve doğal dilde sorularınızı yanıtlayan, sağ kenarda bir Yapay Zeka Asistanı paneli içerir.
Aciliyet Sıralaması
Hangi dokümanların önce ilgilenilmesi gerektiğini sıralar; süresi çoktan dolmuş öğeleri yakında dolacaklardan ayrı gruplar.
Sahip İş Yükü
Her sahibin kaç süresi yaklaşan dokümandan sorumlu olduğunu özetler, ağır yük altındaki sahipleri işaretler.
Kategori Riski
Orantısız sayıda süresi yaklaşan veya dolmuş dokümanı olan kategorileri işaretler.
Yenileme Rehberliği
Bir dokümanın kategorisi ve geçmiş inceleme sıklığına göre makul bir yenileme veya inceleme sıklığı önerir.
Asistan Yanıtlarını Rapor Olarak Kaydedin
Herhangi bir asistan yanıtı tek tıkla doğrudan Raporlarım'a kaydedilebilir, böylece bir sıralama özeti tekrar oluşturulmak zorunda kalmaz.
Sık Sorulan Sorular
nextReviewDate'e kaç gün kaldığına göre tetiklenir. Tarihi çoktan geçmiş dokümanlar gelecekteki bir tarih hatırlatması tetiklemez, ancak Süresi Dolmuş kartında ve "7 gün" ile filtrelenen tabloda görünürler (kalan günleri negatif olduğu için). Bunları manuel olarak inceleyin.