Uyumluluk & Belge Yönetimi
Merkezi doküman yönetimi, çok adımlı onay iş akışları, süre takibi ve değiştirilemez bir denetim izi — hepsi tek bir uyumluluk modunda.
Hızlı Başlangıç
Başlıktaki uygulama modu değiştiriciden Uyumluluk Modu'na geçin. Kenar çubuğunda dört ekran göreceksiniz:
- Doküman Kütüphanesi'ni açın ve ilk politika veya prosedürünüzü yüklemek için Doküman Ekle'ye tıklayın.
- Herhangi bir dokümanda ⋯ menüsü'nü kullanıp Onaya Gönder'i seçerek bir onay isteği başlatın.
- İnceleyici olarak onaylamak veya reddetmek için Onay İş Akışı → Bekleyen Onaylar'a geçin.
- Önümüzdeki 30 gün içinde hangi dokümanların yenilenmesi gerektiğini görmek için Süre Hatırlatmaları'nı kontrol edin.
- Eksiksiz bir eylem geçmişini aramak ve dışa aktarmak için Denetim İzi'ni kullanın.
Tüm veriler sunucuda kalıcıdır
Her doküman, onay isteği ve denetim izi kaydı sunucuda data/ altındaki JSON dosyalarında saklanır — sayfa yenilemelerinde ve dağıtımlarda korunur. Tüm uçlar standart TotalApp /api/data/{resource} GET/POST desenini izler.
Dört Ekran
Doküman Kütüphanesi
Politikalar, prosedürler, iş talimatları, formlar, sözleşmeler ve sertifikalar için merkezi depo. Tam sürüm geçmişi, durum yaşam döngüsü, etiket araması ve gömülü doküman görüntüleyici.
Onay İş Akışı
Doküman kategorisi başına çok adımlı onay zincirleri. Yazarlar gönderir; rol tabanlı veya kullanıcıya özel onaylayıcılar inceler, onaylar veya reddeder — reddetmelerde zorunlu yorum ile.
Süre Hatırlatmaları
Tüm dokümanları kalan güne göre gösteren renk kodlu gösterge paneli. Yapılandırılabilir hatırlatma programı (30, 15, 7, 1 gün) ve sahip veya özel e-posta alıcıları. Tek tıkla yenileme.
Denetim İzi
Her eylemin değiştirilemez, aranabilir günlüğü. Tarih aralığına, kullanıcıya, eylem türüne ve modüle göre filtreleyin. CSV/JSON dışa aktarma. Güncelleme eylemleri için öncesi/sonrası farkı gösteren kayıt detay paneli.
Doküman Durum Yaşam Döngüsü
Bir doküman ayrıca Süresi Doldu (inceleme tarihi yenilenmeden geçtiğinde) veya Arşivlendi (kullanımdan manuel olarak kaldırıldığında) durumuna geçebilir. Süresi dolmuş dokümanlar standart kullanıcılar için salt okunurdur — yalnızca yöneticiler ve doküman sahipleri görüntüleyebilir veya yenileyebilir.
| Durum | Rozet rengi | Kim görebilir | Sonraki eylem |
|---|---|---|---|
| Taslak | Gri | Sahip + yöneticiler | Onaya gönder |
| İncelemede | Amber | Sahip + inceleyiciler + yöneticiler | Onayla veya reddet |
| Onaylandı | Gök mavisi | Sahip + yöneticiler | Yayınla |
| Yayınlandı | Zümrüt | Tüm kullanıcılar | Güncelleme gerektiğinde yeni sürüm gönder |
| Süresi Doldu | Kırmızı | Yalnızca sahip + yöneticiler | Yenile (yeni sürüm oluşturur) |
| Arşivlendi | Gri (soluk) | Yalnızca yöneticiler | Geri yükle veya arşivde bırak |
Doküman Kategorileri
| Kategori | Tipik kullanım | Örnek |
|---|---|---|
| Politika | Kurumsal zorunluluklar ve ilkeler | Kalite Yönetim El Kitabı, Veri Gizliliği Politikası |
| Prosedür | Ekipler için adım adım süreçler | BT Güvenlik Olay Müdahalesi, İşe Alım Süreci |
| İş Talimatı | Operatör düzeyinde nasıl-yapılır kılavuzları | Makine Kalibrasyon Adımları, Paketleme Hattı Talimatları |
| Form | Rutin görevler için doldurulabilir şablonlar | Çalışan İşe Alım Kontrol Listesi, Uygunsuzluk Raporu |
| Sözleşme | Karşı taraflarla yasal anlaşmalar | Tedarikçi Sözleşme Şablonu, Gizlilik Sözleşmesi Şablonu |
| Sertifika | Periyodik uyumluluk sertifikaları | İş Sağlığı & Güvenliği Sertifikası, ISO 9001 Sertifikası |
Doküman Eylemleri
Her doküman satırında aşağıdaki eylemleri içeren bir ⋯ bağlam menüsü bulunur. Bazıları doküman görüntüleyicide araç çubuğu düğmesi olarak da görünür.
| Eylem | Nerede | Ne yapar |
|---|---|---|
| Görüntüle | Satır düğmesi + görüntüleyici | En son sürümün meta verilerini, sürüm geçmişi listesini, etiketleri ve bir İndir düğmesini gösteren doküman görüntüleyici modalını açar. Her açılış bir view denetim kaydı oluşturur. |
| Düzenle | ⋯ menüsü | Düzenleme modalını açar — ad, açıklama, kategori, sahip, inceleme sıklığı, sonraki inceleme tarihi ve etiketleri güncelleyin. Kaydetmek dokümanı günceller ve bir update denetim kaydı ekler. |
| Yeni Sürüm Yükle | ⋯ menüsü | Sürüm Yükleme modalını açar. Dosya seçmek için sürükleyip bırakın veya tıklayın (20 MB'a kadar). İsteğe bağlı olarak bir değişiklik notu ekleyin. POST /api/compliance/upload'a (multipart) yükler, döndürülen URL'yi saklar, sürüm sayacını artırır ve durumu Taslak'a sıfırlar. |
| Onaya Gönder | ⋯ menüsü | Onaya Gönder modalını açar. Dokümanın kategorisiyle eşleşen mevcut onay iş akışlarının bir açılır listesini gösterir. İsteğe bağlı bir not ekleyin ve Gönder'e tıklayın — bir onay isteği oluşturur ve doküman durumunu İncelemede olarak ayarlar. |
| İndir | Görüntüleyici alt bilgisi | Oturum kimlik bilgileriniz eklenerek dosyayı getirir (dosya ucu erişim kontrollüdür). Geçici bir nesne URL'si oluşturur, bir tarayıcı indirmesi tetikler, ardından URL'yi iptal eder. Her indirme bir download denetim kaydı oluşturur. |
| Arşivle | ⋯ menüsü | Dokümanı yumuşak siler (durum → Arşivlendi). Yöneticiler yine de görüntüleyebilir. Bir delete denetim kaydı oluşturur. |
Onaya Gönder eşleşen bir iş akışı gerektirir
Dokümanın kategorisi için bir onay iş akışı yoksa, Onaya Gönder seçeneği sizi Onay İş Akışı ekranına yönlendiren bir mesaj gösterir. Önce kategori için bir iş akışı oluşturun, sonra göndermek için geri dönün.
Dosya Yükleme & Sunma
Uyumluluk dosyaları sunucu tarafında server/data/tenants/{tenantId}/compliance-files/ altında saklanır ve JWT korumalı bir uç üzerinden sunulur — doğrudan bir URL üzerinden asla herkese açık erişilebilir değildir.
| Uç Nokta | Yöntem | Açıklama |
|---|---|---|
/api/compliance/upload | POST (multipart) | file adlı tek bir dosya alanını kabul eder. Maksimum 20 MB. { url: "/api/compliance/files/{tenantId}/{filename}" } döndürür. Geçerli bir uygulama JWT'si gerektirir. |
/api/compliance/files/:tenantId/:filename | GET | Saklanan dosyayı akışa alır. Geçerli bir uygulama JWT'si gerektirir — tarayıcı bu URL'ye kimlik doğrulaması olmadan erişemez. Ön uç dosyayı her zaman oturum kimlik bilgileriyle getirir ve geçici bir nesne URL'si üzerinden indirir. |
Neden imzalı bir URL değil?
Tüm depolama sunucuya yerel olduğundan (S3 veya benzeri değil), imzalı URL'ler uygulanabilir değildir. Her dosya isteği JWT'yi doğrulayan ve kiracı yolunu çözen /api/compliance/files/ işleyicisinden geçer — bu, dosya adı tahmin edilse bile bir kiracının başka bir kiracının dosyalarına erişmesini engeller.
Veri Depolama
Tüm veriler sunucuda server/data/tenants/{tenantId}/ altında kiracıya özel JSON dosyaları olarak kalıcı hale getirilir. Yedi uç nokta dört uyumluluk ekranına hizmet verir:
| Dosya | API Uç Noktası | İçerik |
|---|---|---|
compliance-documents.json | /api/data/compliance-documents | Gömülü sürüm dizileriyle tüm dokümanlar. |
compliance-approvals.json | /api/data/compliance-approvals | İş akışı tanımları + onay istekleri. |
compliance-acknowledgments.json | /api/data/compliance-acknowledgments | Kullanıcı başına doküman onay kayıtları. |
compliance-reminders.json | /api/data/compliance-reminders | Hatırlatma ayarları (gün, alıcılar, etkin). |
compliance-audit.json | /api/data/compliance-audit | Yalnızca ekleme yapılabilen denetim günlüğü (kiracı başına maksimum 5.000 kayıt). |
| — | POST /api/compliance/upload | Multipart dosya yükleme — dosyayı saklar, sunum URL'sini döndürür. |
| — | GET /api/compliance/files/:tenantId/:filename | İndirilen uyumluluk dokümanları için JWT korumalı dosya sunumu. |
Firebase geçiş yolu
Depolama katmanı, ekranların çalışma şeklini etkilemeden Firebase veya başka bir arka uca sorunsuz geçiş yapacak şekilde tasarlanmıştır. Dosya yükleme/sunma, doküman yükleme veya indirme deneyiminde herhangi bir değişiklik olmadan bulut depolamaya (örn. S3) geçirilebilir.
Yapay Zeka Asistanı
Doküman Kütüphanesi, mevcut (filtrelenmiş) doküman listenizi — ad, kategori, durum, sahip, sürüm, sonraki inceleme tarihi ve onay gerekliliği — inceleyen ve doğal dilde sorularınızı yanıtlayan, sağ kenarda bir Yapay Zeka Asistanı paneli içerir.
Kapsam İncelemesi
Az sayıda veya hiç yayınlanmış dokümanı olmayan kategorileri, ya da uzun süredir taslak/inceleme aşamasında takılı kalmış dokümanları işaretler.
Süre / İnceleme Riski
Sonraki inceleme tarihi yaklaşan veya geçmiş dokümanları vurgular.
Sahiplik Boşlukları
Belirsiz veya yinelenen sahipleri olan dokümanları işaretler.
Taslak Yazım Yardımı
Yeni bir politika veya prosedür ihtiyacını sade dille tarif edin, oluşturabileceğiniz bir taslak doküman ana hattı (bölümler, inceleme sıklığı, kategori) alın.
Asistan Yanıtlarını Rapor Olarak Kaydedin
Herhangi bir asistan yanıtı tek tıkla doğrudan Raporlarım'a kaydedilebilir, böylece bir kapsam incelemesi veya taslak ana hat tekrar oluşturulmak zorunda kalmaz.