Toplantı & Buluşma
Ekip buluşmaları planlayın, toplantı gündemi oluşturun, notlar alın ve katılımcı yönetimini kolayca yapın.
Genel Bakış
TotalApp Toplantı & Buluşma modülü, ekip toplantılarını planlama, yönetme ve belgeleme süreçlerini tek bir platformda birleştirir. Toplantı gündemi oluşturun, katılımcıları davet edin, toplantı sırasında notlar alın ve alınan kararları kayıt altına alın. Her toplantı kaydı proje geçmişinin kalıcı bir parçası haline gelir.
Toplantı modülü, takviminizi proje görevleriyle senkronize eder. Bir göreve bağlı toplantı planlayabilir, toplantı sırasında alınan kararları doğrudan görev olarak atayabilir ve toplantı özetlerini sohbet kanallarına otomatik olarak paylaşabilirsiniz.
Ekran önizlemeler
Ekranlara kısa bir bakış. Koyu ve açık tema arasında geçmek için her önizlemenin köşesindeki anahtarı kullanın.
Huddle’da video ızgarası
Tek tıkla huddle ve görüntülü katılımcılar
Toplantı Oluşturma
Yeni bir toplantı planlamak için şu adımları izleyin:
- Yeni Toplantı: Takvim görünümünde "+ Yeni Toplantı" butonuna tıklayın veya belirli bir zaman dilimine tıklayarak hızlı toplantı oluşturun.
- Tarih/Saat Seç: Toplantı tarihini, başlangıç saatini ve süresini belirleyin. Tekrar eden toplantılar için "Tekrar Et" seçeneğini etkinleştirin.
- Katılımcı Ekle: Ekip üyelerini isim veya e-posta adresiyle arayın ve davet listesine ekleyin. Ekip dışı kişiler için e-posta daveti gönderin.
- Gündem Oluştur: Toplantı konularını sırala. Her gündem maddesi için süre, sorumlu kişi ve notlar ekleyin.
- Davet Gönder: "Kaydet ve Davet Gönder" butonuna tıklayın. Tüm katılımcılara e-posta daveti ve takvim bildirimi iletilir.
Şablon Kullanın
Haftalık ekip toplantısı, sprint inceleme veya proje başlangıç gibi tekrar eden toplantı türleri için şablon oluşturabilirsiniz. Şablon, gündem maddelerini ve katılımcı listesini önceden doldurur.
Toplantı Özellikleri
Gündem Yönetimi
Toplantı öncesinde madde madde gündem oluşturun. Her maddeye süre atayın ve toplantı sırasında hangi konunun ele alındığını takip edin. Katılımcılar gündem maddelerine önceden yorum ekleyebilir.
Alınan Kararlar
Toplantı sırasında alınan kararları yapılandırılmış biçimde kaydedin. Her karar için sorumlu kişi ve uygulama tarihi belirtin. Kararlar toplantı özetinde otomatik olarak öne çıkarılır.
Eylem Maddeleri
Toplantıdan çıkan görevleri anında atayın. Eylem maddesi eklendiğinde atanan kişiye bildirim gider ve görev otomatik olarak proje görev listesine eklenir.
Toplantı Kayıtları
Her toplantının tam metin notlarını saklayın. Toplantı özeti, katılımcı listesi, gündem, kararlar ve eylem maddeleri tek bir belgede toplanır ve projeye bağlı kalıcı arşivde saklanır.
Takvim Entegrasyonu
TotalApp toplantı modülü, yaygın kullanılan takvim uygulamalarıyla sorunsuz entegrasyon sağlar:
- Google Calendar: Google hesabınızı bağlayarak TotalApp toplantılarını Google Takvim'de görüntüleyin ve senkronize edin. Google Takvim'de yapılan değişiklikler TotalApp'e yansır.
- Microsoft Outlook: Outlook hesabınızla çift yönlü senkronizasyon sağlayın. TotalApp toplantıları Outlook'ta ve Office 365 takviminde otomatik görünür.
- iCal Dışa Aktarma: Tüm toplantıları .ics formatında dışa aktararak Apple Takvim, Thunderbird veya herhangi bir iCal destekli uygulama ile kullanın. Dışa aktarılan dosya statiktir; sonraki güncellemeler için yeniden dışa aktarmanız gerekir.
Senkronizasyon Kurulumu
Takvim entegrasyonunu etkinleştirmek için Ayarlar → Entegrasyonlar → Takvim menüsüne gidin. Google veya Outlook hesabınızı yetkilendirin ve senkronizasyon tercihlerinizi seçin.