Küçük bir şirkette her şeyi tek bir sahibin onaylaması işe yarar. Ekip büyüdükçe aynı alışkanlık darboğaza dönüşür: talepler tek bir gelen kutusunda birikir, acil siparişler mesajla onaylanır ve sonradan kimin neye onay verdiğini kimse söyleyemez.
"Birinin iletmeyi hatırlamasına bağlı bir onay kontrol değil, temenni etmektir."
Onayları akıtan dört kural
- 1Tutara ve kategoriye göre yönlendirin. Küçük tutarlar departman yöneticisine gider, orta tutarlara finans eklenir, yatırım ekipmanı gibi alışılmadık kategoriler bir direktöre gider. Talebi kimin göreceğine talebin kendisi karar verir, kimsenin hatırlaması gerekmez.
- 2Her onaycıya bir vekil atayın. Takılan onayların çoğu ret değil, izin ve dolu gelen kutusudur.
- 3Her adım için süre belirleyin. Süre dolduğunda ne olacağına önceden karar verin: önce hatırlatma, sonra bir üst seviyeye yükseltme.
- 4Bütçeyi onaydan sonra değil, önce kontrol edin. Maliyet merkezi bütçesini aşan talep, değiştirmesi hâlâ kolayken gönderim anında işaretlenmelidir.
Talebi bir iş akışı taşısın
TotalApp'te satın alma talebi, bütçe ve tedarikçi kaydı aynı çalışma alanında durur; bu yüzden onay iş akışı tutarı okuyabilir, rotayı seçebilir ve geçmişi hiçbir şeyi yeniden yazmadan ekleyebilir. Son onay verildiğinde satın alma siparişi aynı kayıttan oluşturulur.
Sadece harcamayı değil, bekleyişi de ölçün
Her adımın ortalama süresini ve yükseltme gerektiren taleplerin oranını izleyin. Hep aynı onaycı en yavaş adımsa çözüm bir hatırlatma e-postası daha değil, kural değişikliğidir.
Kendi çalışma alanınızda çalışırken görün
Bir TotalApp kiracısı oluşturun ve bu yazıda bahsedilen modülleri bağlayın — her departman için ayrı kurulum gerekmez.